Подготовка и передача документов на ведомственное хранение

160. В отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

161. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

162. Передача дел в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы осуществляется по графику, составленному отделом организации делопроизводства и архива, согласованному с директорами департаментов и утвержденному директором Департамента управления делами и государственной службы.

163. В период подготовки департаментами дел к передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы сотрудником отдела организации делопроизводства и архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники департаментов обязаны устранить.

Дела в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы доставляются сотрудниками департаментов по установленным правилам.

164. Прием каждого дела производится сотрудником отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в присутствии сотрудника департамента. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.

Вместе с делами в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в департаменте для текущей работы, то после внесения их в опись дел, отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы оформляет выдачу дел во временное пользование, не более чем на шесть месяцев, по акту.

В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в департамент - правопреемник или в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.

Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в Государственный архив Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

4 марта 2009 года