3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые работниками Росстата проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

3.9.2. Прохождение приказов.

3.9.2.1. Срок подготовки проекта приказа во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов, а также приказов, издаваемых совместно с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата осуществляется службой делопроизводства.

3.9.2.2. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями центрального аппарата Росстата по поручению руководителя, заместителя руководителя или по инициативе руководителя структурного подразделения и визируются следующими должностными лицами в следующем порядке:

руководителем структурного подразделения, ответственным за разработку и согласование проекта приказа, и заместителем руководителя, координирующим работу этого подразделения;

руководителями структурных подразделений - проекты приказов, касающиеся их деятельности или предписывающие выполнение ими конкретных поручений;

заместителями руководителя, координирующими работу этих подразделений;

начальником Административного управления;

руководителем юридической службы.

3.9.2.3. Согласование проектов приказов в структурных подразделениях Росстата осуществляется в срок не более двух дней с момента их поступления и оформляется визами руководителей структурных подразделений или лиц, их замещающих. Руководителем или заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект приказа, могут быть установлены иные сроки его согласования.

3.9.2.4. При внесении на стадии согласования в проект приказа существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию в СЭД и на бумажном носителе.

3.9.2.5. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение, подготовившее проект и являющееся ответственным за его согласование, проводит совещание и оформляет протокол разногласий, прилагаемый вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа при его представлении на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности). Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает руководитель Росстата (лицо, исполняющее его обязанности).

3.9.2.6. В процессе согласования проекта приказа структурное подразделение центрального аппарата Росстата, подготовившее проект, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений.

3.9.2.7. Подписанные приказы вместе с оформленными указателями рассылки, в том числе в СЭД, представляются исполнителями в службу делопроизводства в день их подписания.

3.9.2.8. Регистрация приказов. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, например: 1 февраля 2011 г.

Приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу нумеруются отдельно в пределах календарного года.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по административно-хозяйственной деятельности регистрационный номер дополняется соответствующим буквенным индексом.

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Регистрационный номер совместного с другими органами (организациями) приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа государственной власти (организации), расположенных последовательно через косую черту в порядке их перечисления в заголовочной части приказа.

3.9.2.9. Административным управлением актуализируется справочная информация по изменениям к приказам.

3.9.2.10. Подлинные экземпляры приказов помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в службе делопроизводства.

3.9.2.11. Отметка, удостоверяющая копию приказа, оформляется по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией.

Копии приказов заверяются службой делопроизводства печатью "Федеральная служба государственной статистики * Для приказов" и подлежат поэкземплярному учету.

3.9.2.12. Рассылка приказов. Приказы доводятся исполнителям в СЭД на основании сформированной в СЭД рассылки.

В соответствии с решением руководителя Росстата отдельные приказы могут доводиться на бумажном носителе.

Приказы тиражируются и рассылаются исполнителям через службу делопроизводства в соответствии с указателем рассылки (Приложение N 13) в течение пяти рабочих дней. Приложения являются неотъемлемой частью приказа и подлежат рассылке в соответствии с указателем рассылки.

3.9.2.13. Рассылка приказов на бумажных носителях, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, в установленном порядке работы с документами ограниченного распространения.

3.9.2.14. Порядок прохождения приказов в территориальных органах Росстата аналогичен порядку прохождения приказов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.2.1 - 3.9.2.13.

3.9.3. Организация протокольной работы.

3.9.3.1. Срок подготовки протокола заседания (совещания).

Проект протокола заседания коллегии по рассмотренному вопросу дорабатывается структурным подразделением и подписывается руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку вопроса, как правило, в течение трех дней со дня окончания заседания коллегии (если не установлен иной срок подготовки протокола). Окончательный вариант проекта протокола заседания коллегии формируется секретарем коллегии из доработанных разделов проекта протокола в течение одного дня (если не установлен иной срок подготовки протокола) с момента их получения.

Проект протокола заседания комиссии подготавливается структурным подразделением, осуществляющим организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии, и представляется председательствующему в течение двух суток (если им не установлен иной срок подготовки протокола) после окончания заседания.

Проект протокола совещания у руководителя Росстата и его заместителей подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется руководителем структурного подразделения и представляется председательствующему в течение двух суток (если им не установлен иной срок подготовки протокола) после окончания совещания.

3.9.3.2. Порядок подписания протокола заседания (совещания).

Протокол заседания коллегии подписывает руководитель Росстата (заместитель руководителя Росстата, исполняющий его обязанности), председательствующий на заседании коллегии.

Окончательный вариант проекта протокола секретарь коллегии подписывает и представляет председательствующему вместе с проектами протоколов по соответствующим вопросам заседания коллегии, подписанными руководителями структурного подразделения.

Протокол заседания комиссии (совещания у руководителя Росстата и его заместителей) подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем комиссии (совещания).

3.9.3.3. Протокол заседания коллегии оформляет, регистрирует и вводит поручения в СЭД секретарь коллегии.

Протоколы Всероссийских совещаний Росстата, протоколы селекторных совещаний (видеоконфернций), совещаний у руководителя Росстата, заместителей руководителя Росстата регистрирует в СЭД и доводит до исполнителей сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства Административного управлении. При необходимости копии этих протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, в течении двух дней.

Секретарь заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов - работник, ответственный за проведение заседания, в день заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов в СЭД создает электронную регистрационную карточку протокола для формирования номера и даты протокола нажав кнопку "сформировать номер" в правом нижнем углу карточки.

3.9.3.4. Исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.

Рассылку протокола заседания коллегии обеспечивает секретарь коллегии, как правило, в 2-дневный срок, протоколов, содержащих оперативные поручения, - в течение одного дня с момента их подписания.

Регистрацию, рассылку, прикрепление подлинника и создание поручений по протоколу заседания комиссии (совета), рабочих групп и иных органов осуществляет секретарь заседания.

Копии протокола заверяются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке. Выписки из протоколов заверяются и подлежат поэкземплярному учету.

3.9.3.5. Подлинники протоколов заседания коллегии помещаются в номенклатурное дело службы делопроизводства.

Подлинники протоколов заседания комиссии (совещания у руководителя Росстата и его заместителей) хранятся в структурных подразделениях центрального аппарата Росстата, ответственных за организационно-техническое обеспечение совещания (заседания).

3.9.3.6. Порядок оформления и рассылки протокола заседания коллегии, протокола заседания комиссии (совещания) в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления протоколов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.3.1 - 3.9.3.5.

3.9.4. Соглашения об информационном взаимодействии Росстата с федеральными органами государственной власти, Банком России, государственными внебюджетными фондами, профсоюзными объединениями и объединениями работодателей, а также международными организациями регистрируются службой делопроизводства.

Регистрация соглашений об информационном взаимодействии осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на Соглашении указываются номер и дата регистрации.

3.9.4.1. Один экземпляр Соглашения помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, осуществляющего организационно-техническое обеспечение взаимодействия сторон, остальные экземпляры направляются сторонам Соглашения.

Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

3.9.5. Финансово-хозяйственные договоры (контракты), иные гражданско-правовые договоры Росстата после подписания заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и регистрируются в отделе планово-договорной работы Финансово-экономического управления. Один экземпляр договора (контракта) помещается в номенклатурное дело отдела бухгалтерского учета Финансово-экономического управления, остальные экземпляры направляются сторонам договора (контракта).

3.9.6. Регистрация информационно-справочных документов (внутренняя переписка) осуществляется автоматически в системе электронного документооборота при подписании документа. В случае создания информационно-справочных документов на бумажном носителе их регистрация, осуществляется службой делопроизводства в СЭД.

Учет внутренних документов, не подлежащих регистрации, осуществляется в структурных подразделениях в СЭД.

3.9.7. Контроль за доведением указанной информации адресату и своевременным получением, при необходимости ответа от него, возлагается на структурное подразделение - инициатора направления информации.

3.9.8. Доведение адресатам центрального аппарата Росстата внутренних документов, за исключением приказов, осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа.

3.9.9. Завершенные в делопроизводстве документы (внутренняя служебная переписка), исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде - в электронный архив.

3.9.10. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации и прохождения внутренних документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.9.6 - 3.9.9.