2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Росстатом, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование должности;

г) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

д) наименование вида документа;

е) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

и) место составления (издания) документа;

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) адресат;

м) гриф утверждения документа;

н) указания по исполнению документа (резолюция);

о) заголовок к тексту;

п) текст документа;

р) отметка о контроле;

с) отметка о приложении;

т) подпись;

у) отметка об электронной подписи;

ф) гриф согласования документа;

х) виза;

ц) печать;

ч) отметка о заверении копии;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

э) отметка о поступлении документа;

ю) ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например: отметки "Копия", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Реквизиты на бланках документов центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску - синюю, в территориальных органах Росстата - черную. Реквизиты в электронных шаблонах документов - печатаются в черную краску.

Обязательные реквизиты располагаются на бланках в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003, печатаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), или флаговым способом (каждая строка реквизитов печатается от левой границы зоны расположения реквизитов) и соблюдаются следующие требования:

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (в редакции Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ, от 10.11.2009 N 6-ФКЗ, от 28.12.2010 N 8-ФКЗ, от 23.07.2013 N 4-ФКЗ) "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2013, N 30, ст. 4022).

На бланках документов Росстата Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красный - в центральном аппарате, черный - в территориальном органе) и помещается в верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".

2.2.2. Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ).

Наименование территориального органа Росстата (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе.

Например: ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (МОСОБЛСТАТ).

Над наименованием территориального органа Росстата, находящегося в ведении Федеральной службы государственной статистики, указывается сокращенное наименование федерального органа: РОССТАТ.

2.2.3. Наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в должностном бланке и должностном электронном шаблоне документа (бланк письма руководителя Федеральной службы государственной статистики, бланк письма статс-секретаря - заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики (далее - заместитель руководителя), бланк письма заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики), имеющих право использовать должностные бланки и должностные электронные шаблоны документов.

Наименование должности указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы государственной статистики (территориального органа Росстата).

2.2.4. Справочные данные о Росстате (территориальных органах Росстата).

Справочные данные указываются в бланках писем и электронных шаблонов документов включают в себя: почтовый адрес Росстата (территориального органа Росстата), номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет), коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

2.2.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росстатом (территориальным органом Росстата) (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

2.2.6. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Росстата, за исключением бланков писем.

2.2.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка и др.).

Дата документа оформляется словесно-цифровым или цифровым способами в последовательности: день месяца, месяц, год:

а) словесно-цифровой способ - число двумя парами арабских цифр (если число однозначное, то ноль перед цифрой не ставится и оформляется одной цифрой), месяц - словом, год - четырьмя арабскими цифрами, буква "г" с точкой на конце (например: 6 марта 2011 г. или 24 января 2013 г.);

б) цифровой способ - число и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например: 06.03.2011).

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - это порядковый номер документа с начала календарного года в пределах выделенного документопотока, автоматически формируемый в СЭД при регистрации документа.

Реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа присваивается после подписания (утверждения) документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, ответом на который является оформленное письмо. Данный реквизит в обязательном порядке проставляется исполнителем при подготовке ответного письма.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа адресанта в тексте ответного письма не указывается.

2.2.10. Адресат.

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатами могут являться органы власти, организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане.

Текст реквизита "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Первая строка печатается от верхней границы текстового поля и визуально размещается на одной линии с первой строкой реквизита "Наименование федерального органа исполнительной власти". Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см.

2.2.11. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)", например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Федеральной службы государственной статистики;

письмо (о чем?): Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

В проектах законодательных, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.12. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации. При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью, в установленных границах полей:

левое - от 20 мм до 30 мм;

правое - от 10 мм до 20 мм;

верхнее - не менее 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.

При подготовке документов рекомендуется использовать текстовый редактор Microsoft Word версии 2007 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 12, 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание текста.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих форм.

Текст документа может состоять из вводной (констатирующей) части, содержащей основания, причины и цели его составления, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только основную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся полужирным шрифтом с прописной буквы, или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - обычным шрифтом с прописной буквы.

Разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, подразделы - арабскими цифрами с точкой.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Подпункты могут нумероваться строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой, кроме последнего, на котором заканчивается предложение.

Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию. Подразделы нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.

Нумерация пунктов может быть сквозной для всего текста или в последовательном порядке в пределах соответствующего раздела (подраздела).

При отсутствии разделов весь текст может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

Нумерация пунктов в пределах раздела (подраздела) имеет структурную форму, обозначается арабскими цифрами с разделенными точками, с точкой на конце, где первая цифра номера пункта соответствует номеру раздела (подраздела).

Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без цифрового или буквенного обозначения.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа: "...приказываю подготовить и представить на рассмотрение...";

от третьего лица единственного числа: "Правительство Российской Федерации постановляет...";

от первого лица множественного числа: "...просим представить данные о...", "...представляем на рассмотрение и утверждение...".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "...приказываем...", "...решили...".

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило, в текстах приложений).

При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На втором и последующих листах таблицы должны быть напечатаны только номера граф. Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься жирным шрифтом. Пункты таблицы (строки таблицы) нумеруются арабскими цифрами аналогично пунктам сплошного связанного текста. Не допускается разрывать пункт при переносе таблицы на следующую страницу.

2.2.13. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов в приложении и количество экземпляров приложения.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".

Если в отметке о приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом.

Например:

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронной форме, то в отметке о приложении указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и т.п.) и количество штук.

Например:

Приложение: CD-диск - 1 шт.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

Приложения: согласно описи на ... листах.

В случае отправки документа и приложения к нему в виде электронного документа в отметке о приложении указывается название прилагаемого файла, его формат и размер.

Например:

Приложение: файл "Перечень документов.pdf", 184 Кб.

На приложениях справочного характера к приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.

В отметке приложения к основному приложению указывается наименование основного приложения, утвержденного основным документом, его дата и номер.

Например:

2.2.14. Гриф согласования документа.

Гриф согласования документа оформляется при согласовании проекта документа с другими органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование).

Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Например:

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минэкономразвития России

от 26 мая 2009 г. N 16472-АЛ/Д04

Слово "СОГЛАСОВАНО" отделяют от последующих строк реквизита 1 межстрочным интервалом, остальные строки реквизита печатаются с одинарным межстрочным интервалом.

Все остальные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничиваться правым полем документа.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа от границы левого поля документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на одном уровне двумя вертикальными рядами или на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.2.15. Виза.

Внутреннее согласование документа с должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Если проект документа согласовывается со многими должностными лицами, то согласование (визирование) может быть оформлено в виде листа согласования (визирования) к нему на бумажном носителе или в СЭД.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра проекта документа под подписью, ближе к нижнему полю. Проекты электронных документов, подписываемые усиленной квалифицированной подписью, визируются в СЭД.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Замечания, особые мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, в СЭД - на карточке визы, при необходимости с прикреплением файла с текстом замечаний.

Если должностное лицо, виза которого оформлена в листе согласования (визирования), отсутствует, документ может быть завизирован его заместителем, имеющим право подписи за отсутствующее лицо, или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, завизировавшего документ, и его фамилия.

2.2.16. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка, должностного электронного шаблона документа, наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Например:

При оформлении документа на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа в реквизите "подпись" указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ.

Например:

или

При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка) в реквизите "подпись" указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

При подписании электронных документов, направляемых участникам информационного взаимодействия по МЭДО, используется квалифицированная электронная подпись.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД во внутреннем документообороте Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Росстате, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

2.2.16.1. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи (далее - ЭП) содержит сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде, и располагается в документе на месте размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Отметка об электронной подписи содержит:

эмблему Федеральной службы государственной статистики;

информацию о подписании документа;

сведения о сертификате электронной подписи;

номер сертификата электронной подписи;

данные владельца электронной подписи;

срок действия сертификата электронной подписи.

2.2.17. Гриф утверждения документа.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения документа или изданием распорядительного документа.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем. Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности и дата располагаются центрованно, инициалы и фамилия - по правому краю (полю).

Например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

2.2.18. Печать.

Росстат и его территориальные органы имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Примерный перечень документов, на которые проставляются печати Росстата с изображением Государственного герба Российской Федерации, указан в Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате.

2.2.19. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати структурного подразделения (подразделения территориального органа) при ее наличии.

Например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется печатью "Для заверения копий электронных документов".

2.2.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 10. На документах за подписью Руководителя или заместителя Руководителя указывается наименование структурного подразделения.

Например:

И.О. Фамилия

(495) 632-90-46

Административное управление

На документах за подписью руководителя структурного подразделения указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:

И.О. Фамилия

(495) 607-22-16

Отдел планирования государственной

статистической деятельности

На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению Руководителя, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате.

2.2.21. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция), как правило включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дату создания поручения, фамилию, инициалы автора поручения.

2.2.22. Отметка о контроле.

Отметка о контроле на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется посредством штампа "КОНТРОЛЬ", буквой "К", словом "Контроль" на верхнем поле первого листа документа, в СЭД в списке документов - в поле "На контроле" отображается буква "К" красного цвета.

2.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер (индекс) дела, в котором будет храниться служебный документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или его непосредственным начальником.

Например:

или

Отметка об исполнении документа в СЭД в регистрационной электронной карточке документа "Закрыт" формируется в результате создания работником отчета путем добавления необходимых данных или информации по исполнению документа (дата, N документа).

2.2.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата содержит очередной порядковый номер, в пределах выделенных потоков документов, и дату поступления входящего документа.

2.2.25. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные), в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", попадающую под действие Перечня сведений, составляющих служебную тайну, Федеральной службы государственной статистики. Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: "Для служебного пользования" или "ДСП".

Гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на обложке и титульном листе издания и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности через 1 одинарный межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.

В случае, если гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" относится к отдельному пункту документа, она проставляется на левом поле документа на уровне начала текста соответствующего пункта шрифтом N 9 в три строки и центрируется относительно самой длинной строки.

Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.

2.2.26. Текст документа.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа является основной содержательной частью документа, раскрывающей его суть и значение.