III. Неавтоматизированная обработка персональных данных

23. Уполномоченные работники, осуществляющие неавтоматизированную обработку персональных данных, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, осуществляемой без использования средств вычислительной техники, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Российской Федерации, а также нормативными документами ОАО "РЖД".

24. Персональные данные при их неавтоматизированной обработке обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

25. Персональные данные фиксируются на материальном носителе неавтоматизированным способом (например, записью "от руки" на листе бумаги) или автоматизированным способом (выводом на печать или копированием информации, содержащей персональные данные, на носитель с использованием средств вычислительной техники).

26. Бумажные носители и съемные машинные носители персональных данных хранятся в сейфах, запираемых шкафах или ящиках столов, находящихся в помещениях подразделений ОАО "РЖД". Перечни указанных помещений формируются ответственными за организацию обработки персональных данных и утверждаются соответствующими руководителями подразделений ОАО "РЖД" или их структурных подразделений по форме согласно приложению N 10 к Порядку, которая приведена в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

27. Материальные носители, содержащие персональные данные, обрабатываемые в различных целях, хранятся раздельно (в разных шкафах, на разных полках, в отдельных ящиках или папках и т.п.).

28. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

1) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, анкеты, карточки, реестры, журналы и др.) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, наименование и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных. Указанные сведения должны отражаться хотя бы в одном из связанных с типовой формой документов (включая саму типовую форму);

2) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;

3) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

4) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизированную обработку персональных данных.

29. В случаях, предусмотренных Инструкцией по организации пропускного и внутриобъектового режима в административных зданиях ОАО "РЖД" и на прилегающих территориях, утвержденной приказом ОАО "РЖД" от 16 апреля 2013 г. N 36, ведутся журналы (реестры, книги), содержащие персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территории, на которых находятся подразделения ОАО "РЖД". Для таких журналов (реестров, книг) должны соблюдаться следующие условия:

1) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

2) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

30. Пересылка материальных носителей персональных данных организациям, государственным органам, а также между подразделениями ОАО "РЖД", расположенными по различным адресам, производится в запечатанных конвертах (пакетах) с сопроводительным документом по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, в котором указываются наличие персональных данных и требование о соблюдении конфиденциальности персональных данных.

Пересылка конвертов (пакетов) с материальными носителями, содержащими персональные данные, может производиться фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочным (работником подразделения ОАО "РЖД" или работником организации-адресата) с распиской о получении документов в реестре.

31. Передача материальных носителей персональных данных между подразделениями ОАО "РЖД" осуществляется уполномоченными работниками в соответствии с запросом или письменным поручением руководителя подразделения ОАО "РЖД" с распиской о получении в реестре или других учетных формах подразделения.