VIII. Особенности работы с документами в электронном виде

51. Документы в электронном виде создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе электронного документооборота.

51.1. К документам в электронном виде в центральном аппарате Агентства относятся:

документы, поступающие и отправляемые в территориальные органы Агентства и организации, подведомственные Агентству, по информационной системе электронного документооборота;

документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в информационной системе электронного документооборота путем сканирования;

документы, поступившие по системе МЭДО;

внутриведомственные документы.

51.2. В Агентстве используются документы в электронном виде (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

51.3. Состав документов в электронном виде, создаваемых в Агентстве, установлен перечнем документов Федерального агентства научных организаций, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, согласованным в Федеральном архивном агентстве и утвержденным приказом Агентства.

51.4. Прием и отправка документов в электронном виде, поступающих по информационной системе электронного документооборота и системе МЭДО, а также электронной почте, осуществляется централизованно отделом делопроизводства без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Прием и отправка внутриведомственных документов в электронном виде осуществляется непосредственно делопроизводителями структурных подразделений Агентства.

Документы в электронном виде, создаваемые в Агентстве, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

51.5. Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются электронной подписью должностного лица Агентства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

51.6. При получении и отправке документов в электронном виде в территориальные органы и организации, подведомственные Агентству, специалистом отдела делопроизводства осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется делопроизводителем структурного подразделения Агентства-адресантом документа.

51.7. Регистрация документов в электронном виде, поступающих из территориальных органов Агентства и организаций, подведомственных Агентству, по информационной системе электронного документооборота осуществляется путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящая корреспонденция центрального аппарата Федерального агентства научных организаций" в журналы "Входящая корреспонденция" и "Входящая корреспонденция от подведомственных организаций".

51.8. После включения документов в электронном виде в информационной системе электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе. В том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

51.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Агентство на бумажном носителе, регистрируются в информационной системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

51.10. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в информационной системе электронного документооборота Агентства:

51.11. Состав реквизитов РКК может быть расширен при необходимости.

51.12. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в информационной системе электронного документооборота. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

51.13. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационной системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе

51.14. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Агентства.