33. Организация работы с документами в структурных подразделениях Агентства

33.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Агентства осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, руководителей структурных подразделений, начальников отделов.

Подразделение - исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

33.2. Документы, поступившие в структурные подразделения Агентства с указанием по исполнению документов руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя Агентства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

33.3. Работники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:

в течение исполнения документа взаимодействие с субъектом контроля поручения и с работниками - соисполнителями поручения;

сбор и обработку оперативной информации о ходе выполнения поручения, принятие соответствующих мер к обеспечению своевременного представления материалов на доклад;

подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;

согласование проекта ответа с соисполнителями документа;

подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;

доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования, в случае существенной корректировки проекта ответа;

представление на подписание (утверждение) руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства или руководителям структурных подразделений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в отдел делопроизводства для отправки адресату;

определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в информационной системы электронного документооборота отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

33.4. Если в процессе согласования у руководителя (работника) структурного подразделения Агентства есть замечания к проекту документа, документ возвращается без согласования с указанием оснований для отказа.

В случае отказа руководителя (работника) структурного подразделения Агентства в согласовании (визировании) проекта документа с указанием оснований для такого отказа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется.

33.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем согласующим структурным подразделениям (работникам) в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего структурного подразделения, то проект документа визируется с пометкой "согласования не требуется".

Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.

Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются делопроизводителем в РКК документа в информационной системы электронного документооборота.

33.6. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения ответственный исполнитель передает руководителю (заместителю руководителя) структурного подразделения, начальнику отдела структурного подразделения все имеющиеся у него на исполнении контрольные документы и ставит об этом в известность работника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, отдел организации контроля исполнения поручений Административного управления. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.