22. Организация заседания (совещания) и подготовка протокола

22.1. Заседания (совещания) под руководством руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства (далее - заседания (совещания) проводятся в соответствии с положениями Регламента Федерального агентства научных организаций, утвержденного приказом Федерального агентства научных организаций от 26 июня 2015 г. N 23н, настоящей Инструкцией, иными правовыми актами, а также указанием должностного лица, созывающего заседание (совещание) (далее - председатель заседания (совещания).

Порядок подготовки, проведения и оформления итогов работы (решений) заседаний комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов, председателями (руководителями) которых являются должностные лица Агентства, определяются правовыми актами о создании таких органов.

22.2. С целью надлежащей подготовки и проведения, оформления решений, принятых по результатам обсуждения вопросов, председатель заседания (совещания) назначает секретаря.

Материалы к заседанию (совещанию), включая повестку дня, а также другие необходимые документы, готовятся секретарем по форме согласно приложению N 13, 14, 15, 16, 17, 18.

Требования к представлению информации к заседаниям (совещаниям) установлены п. 27.6 настоящей Инструкции.

22.3. По рассмотренным на заседании (совещании) вопросам принимаются решения, которые оформляются протоколами.

Протоколы подписываются председателем заседания (совещания) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

22.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя заседания (совещания), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

22.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), инициалы и фамилии присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано полужирным шрифтом размером N 14 - 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

22.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

22.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

22.8. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование Агентства - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 19.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 20.

22.9. Регистрация, рассылка протоколов заседаний (совещаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства осуществляется Административным управлением в журналах "Протоколы совещаний" в информационной системы электронного документооборота.

Хранение подлинников протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Протоколы заседаний (совещаний) у руководителей структурных подразделений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Агентства.

22.10. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, осуществляют:

у руководителя Агентства - отдел организации и контроля исполнения поручений Административного управления;

у первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства - работники, обеспечивающие деятельность руководства;

у руководителя структурного подразделения - работники, ответственные за ведение делопроизводства.