29. Прием и первичная обработка поступающих документов

29.1. Вся поступающая в Агентство корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в отделе делопроизводства. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

29.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в Агентство на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" с указанием подписи, должности, фамилии, имени, отчества работника, вскрывшего конверт.

29.3. Конверты с документами вскрываются в отделе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью: "Лично", "Конфиденциально" (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию Агентства с надписью "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

29.4. Документы, поступившие в Агентство в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе делопроизводства в день поступления документов или не позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.

29.5. При приеме входящей корреспонденции посредством МЭДО, информационной системы электронного документооборота проверяются следующие реквизиты:

идентификация подписи в документе в электронном виде на соответствие сертификату ключа ЭП;

наличие вложенных файлов;

данные о лице, подписавшем документ;

наличие регистрационного номера и даты;

правильность адресата;

наличие краткого содержания;

соответствие всех реквизитов вложенных файлов реквизитам, указанным в документе.

29.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в пункте 29.5 настоящей Инструкции, документ в электронном виде не подлежит регистрации и возвращается отправителю.