35. Регистрация отправляемых документов

35.1. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Агентства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в отдел делопроизводства.

35.2. Исходящие документы за подписью руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства подлежат регистрации в отделе делопроизводства.

35.3. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа, наличия согласованного в информационной системы электронного документооборота проекта исходящего документа к нему и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

35.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

35.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в информационной системе электронного документооборота. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

35.6. В случае если отправляемый документ подготовлен и подписан (утвержден) на бумажном носителе регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело структурного подразделения - исполнителя (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом - ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой "Копия верна" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

35.7. Регистрационный номер документа, подписанного руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства или заместителем руководителя Агентства, состоит из цифрового обозначения Агентства, цифрового кода управления и отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел, инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, и порядкового номера документа в деле (например: N 007-18.2-11/МК-111).

Регистрационный номер отправляемых документов, подписанных руководителями структурных подразделений, состоит из цифрового обозначения Агентства, цифрового кода управления и отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 007-7.4-14/177).