32. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства

32.1. Поступившие в отдел делопроизводства документы, поименованные в пункте 30.2 настоящей Инструкции, докладываются руководителю Агентства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю Агентства к поступающим документам готовятся работниками Административного управления на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства.

32.2. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства);

ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

32.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документов первый заместитель руководителя Агентства, заместитель руководителя Агентства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документов руководителя Агентства.

В случае если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует руководитель Агентства, организатором исполнения документа является это же структурное подразделение.

32.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указания по исполнению документов до доклада руководителю Агентства. После доклада, такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению документов повторно.

32.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц Агентства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим структурным подразделением без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

Документы, требующие исполнения и контроля, направляются в информационной системы электронного документооборота путем создания сообщения контрольного типа.

32.6. Документы, поименованные в пункте 30.3 настоящей Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, получают под расписку в реестре в отделе делопроизводства.

Документы в электронном виде направляются работникам Административного управления, обеспечивающим деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, посредством информационной системы электронного документооборота.

По документам, поступившим на рассмотрение первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работниками Административного управления, обеспечивающими деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, готовятся проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

Утвержденное первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства указание по исполнению документов с указанием сроков исполнения работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, заносят в РКК документа, сканируют (прикрепляют к РКК) или, в случае, если документ не подлежит сканированию, ксерокопируют документ в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в указании по исполнению документов.

32.7. Документы, поименованные в пункте 30.4 настоящей Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, получают в отделе делопроизводства под расписку в реестре.

32.8. Руководители структурных подразделений Агентства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, вносит в РКК в информационной системы электронного документооборота указания по исполнению документов, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

32.9. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указаниям по исполнению документов руководителя), работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращают его в отдел делопроизводства с пометкой первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства или руководителя структурного подразделения для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа, решение о направлении его на исполнение принимает руководитель Агентства, первый заместитель руководителя Агентства и заместители руководителя Агентства.

32.10. Работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства (руководителю структурного подразделения).

32.11. Все входящие документы должны рассматриваться первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства и руководителями структурных подразделений в день поступления или на следующий рабочий день.

32.12. Исходящая и внутриведомственная корреспонденция, поступающая на рассмотрение руководителю Агентства, учитывается в реестре Административным управлением.