37. Регистрация и прохождение внутренних документов

37.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в структурных подразделениях Агентства.

37.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляется посредством информационной системы электронного документооборота.

Исполнитель готовит проект документа, регистрирует его в журнале "Проекты внутриведомственной корреспонденции" в информационной системы электронного документооборота, при этом к РКК прикрепляется файл проекта документа (за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам), визирует проект документа и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам с использованием модуля "Маршрутизация".

37.3. После подписания проекта документа делопроизводитель структурного подразделения перерегистрирует проект документа в документ в журнале "Внутриведомственная корреспонденция" в информационной системы электронного документооборота.

Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях Агентства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

37.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по информационной системе электронного документооборота путем создания неконтрольного сообщения "Письмо".

37.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе (документы с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам) в информационной системе электронного документооборота создается РКК внутреннего документа с указанием о направлении документа на бумажном носителе.

37.6. Приказы нормативного характера, по основной деятельности, по личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.

Приказы по основной деятельности, нормативного характера, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, приказы для служебного пользования и по личному составу регистрируются, формируются в дела и хранятся в Административном управлении.

Приказы о премировании федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства регистрируются, формируются в дела и хранятся в Управлении бухгалтерского учета и отчетности.

37.7. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой "Для служебного пользования", приказов об утверждении штатного расписания и приказов о премировании федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

37.8. Рассылка приказов по структурным подразделениям Агентства осуществляется в соответствии с указателем рассылки посредством информационной системы электронного документооборота.

37.9. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Соглашения о предоставлении федеральному бюджетному или автономному учреждению субсидий из федерального бюджета формируются в электронном виде в Подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" Минфина России.