31. Регистрация поступающих документов

31.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

31.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в Агентство из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в отделе делопроизводства.

31.3. Документы регистрируются в отделе делопроизводства в день поступления (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

31.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами отдела делопроизводства в соответствующих журналах информационной системы электронного документооборота.

31.5. На поступающих на бумажном носителе документах проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

31.6. Бумажный экземпляр утвержденных указаний по исполнению документов сканируется сотрудниками Административного управления и прикрепляется к РКК документа.

Сканирование поступающих на бумажном носителе документов осуществляется работниками отдела делопроизводства.

Документы с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.

31.7. Электронная копия документа, зарегистрированного в журнале "Приглашения", также направляется по электронной почте работникам Административного управления, обеспечивающим деятельность руководителя и первого заместителя руководителя Агентства.

31.8. В целях регистрации и учета документов в информационной системы электронного документооборота используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.