4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Прием и первичная обработка корреспонденции, поступившей в Судебный департамент, производятся работниками Управления делами, уполномоченными на прием, обработку и отправку корреспонденции (далее - экспедиция).

4.2.2. Работник Судебного департамента, не являющийся работником экспедиции, получивший документ, не включенный в документооборот Судебного департамента непосредственно от отправителя или иным способом, обязан незамедлительно передать этот документ в экспедицию.

4.2.3. Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты:

проверить правильность адресования и целостность упаковки;

сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге);

разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения.

Расписка заверяется мастичным штампом "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации" или печатью "Для пакетов".

4.2.4. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

4.2.5. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

4.2.6. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой "Лично" и пакетов с документами, направляемыми участниками конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в контрактную службу или комиссии по осуществлению закупок для государственных нужд.

Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по разносной книге (приложение N 17 к Инструкции) под роспись.

4.2.7. Работники экспедиции вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

4.2.8. Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 18 к Инструкции) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делами.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

4.2.9. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

4.2.10. Вся поступившая корреспонденция распределяется работниками экспедиции на следующие массивы:

документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица;

документы, адресованные структурным подразделениям Судебного департамента и их должностным лицам;

обращения и запросы граждан и организаций;

нерегистрируемая корреспонденция - печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени и т.п.); реклама, извещения, программы мероприятий, нормы расходов материалов, прейскуранты; поздравительные письма (открытки, памятные адреса и т.п.); пригласительные билеты, научные труды и отчеты по темам, исходящая документация Судебного департамента, возвращенная в связи с ненахождением адресата.

4.2.11. Документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица, передаются для предварительного рассмотрения уполномоченному работнику Управления делами.

4.2.12. Документы, адресованные структурным подразделениям Судебного департамента и их должностным лицам, передаются работникам Управления делами, ответственным за их регистрацию и передачу по назначению.

4.2.13. Обращения и запросы граждан и организаций передаются для предварительного рассмотрения и регистрации работникам Управления делами, уполномоченным на работу с обращениями и запросами граждан и организаций.

4.2.14. Нерегистрируемая корреспонденция передается непосредственно по назначению в структурные подразделения или должностным лицам Судебного департамента.