5.1. Осуществление необходимых формальных действий

5.1.1. Планирование добровольного труда в учреждении целесообразно начинать с принятия соответствующего решения и разработки положения о добровольной работе граждан в учреждении (модельный проект положения приведен в Приложении N 2).

5.1.2. Решение об организации и использовании труда добровольцев в учреждении принимается его руководителем. При этом целесообразно оформлять решение приказом или иным нормативным актов учреждения, с которым должны быть ознакомлены сотрудники учреждения. Сотрудники учреждения могут привлекаться руководством к обсуждению вопросов, связанных с преимуществами и недостатками развития добровольной работы граждан, сферами и правилами работы добровольцев в учреждении.

5.1.3. Положение о добровольной работе граждан в учреждении утверждается руководителем и может включать описание:

добровольческих программ, проектов или акций, к реализации которых привлекаются добровольцы, структурных подразделений, в которых планируется развивать добровольную работу;

социальных услуг клиентам учреждения и работ, которые могут поручаться добровольцам;

механизмов регулирования взаимоотношений между учреждением и добровольцами;

порядка организации работы добровольцев в учреждении, в т.ч. описание материально-технического и другого ресурсного обеспечения добровольцев в процессе предоставления добровольческих социальных услуг и выполнения добровольных работ, правил взаимодействия штатного персонала и добровольцев;

ответственности и полномочий добровольцев, правил работы добровольцев с клиентами учреждения, правил безопасности и внутреннего распорядка; порядка учета и контроля работы добровольцев.

При разработке Положения учреждению необходимо принять во внимание, что граждане, пришедшие в учреждение для добровольной работы самостоятельно, для учреждения являются одновременно субъектом и объектом деятельности учреждения. Учитывая вышесказанное, при разработке Положения о добровольной работе граждан в учреждении необходимо опираться на Административный регламент учреждения по предоставлению государственных услуг, прежде всего, в части предоставления информации.

С Положением о добровольной работе граждан в учреждении должны быть ознакомлены ответственные лица учреждения и информированы все сотрудники учреждения.

5.1.4. При планировании добровольных работ руководству учреждения важно определить:

области деятельности организации, которые необходимо и возможно развивать силами добровольцев, структурные подразделения, в которых могут действовать добровольцы;

программы, проекты, акции, мероприятия, которые прямо решают поставленные перед организацией задачи, но не имеют достаточных человеческих ресурсов;

общие виды работ, которые не требуют постоянной занятости, полноценной нагрузки, повседневной занятости, но не могут быть выполняемы имеющимся персоналом;

услуги для клиентов, которые необходимо расширять и которые могут выполнять добровольцы при определенной подготовке и обучении, виды дополнительных работ для обеспечения основных услуг.

При этом важно учитывать, что добровольные работы не следует планировать и осуществлять взамен имеющихся вакансий или параллельно существующим ставкам персонала учреждения.

5.1.5. Планирование работы добровольцев и их привлечение к участию в деятельности учреждения осуществляется уполномоченным лицом по организации и использованию труда добровольцев (далее - Координатор). Функции Координатора целесообразно вменять в обязанности одному из штатных сотрудников учреждения, либо для исполнения функций Координатора открывается специальная ставка в штатном расписании учреждения. В случае реализации учреждением специальной благотворительной программы с участием добровольцев, совместно с общественной или иной некоммерческой организацией, функции Координатора может исполнять ответственный сотрудник этой организации.

5.1.6. Основными функциями Координатора являются:

планирование добровольческих социальных услуг и добровольных работ;

формирование перечня добровольческих социальных услуг клиентам учреждения;

формирование перечня добровольческих социальных работ в учреждении;

определение и описание свободных мест для добровольного труда;

подготовка и информирование персонала о функционировании системы поддержки добровольчества, организации и использовании труда добровольцев в учреждении;

информирование клиентов о добровольческих услугах и иной добровольческой помощи в учреждении;

привлечение добровольцев;

проведение собеседований и отбор добровольцев;

организация и координирование процесса добровольного труда;

обеспечение безопасности работы добровольцев;

контроль и учет добровольных работ и услуг клиентам учреждения;

представление интересов добровольцев перед руководством учреждения;

определение эффективности добровольного труда.