IV. Оформление служебных писем

15. Служебное письмо состоит из описательной и основной частей.

16. В описательной части служебного письма указываются:

а) информация о получателе;

б) информация об отправителе;

в) дата и исходящий номер письма;

г) дата и исходящий номер связанного письма (писем) (при наличии);

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего письмо;

е) заголовок к тексту письма;

ж) информация о наличии приложений (с указанием их номеров и наименований).

17. Информация о получателе и отправителе служебного письма указывается в соответствии со сведениями из реестра.

18. Основная часть служебного письма включает в себя его содержание в электронном виде (или отсканированный образ в формате *.pdf) и его реквизиты, формируемые до момента создания электронной цифровой подписи (электронной подписи).

19. Служебное письмо должно соответствовать следующим требованиям:

а) письмо представлено в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

б) письмо создано в одном из форматов документа в электронном виде (электронного документа);

в) письмо содержит реквизиты, обеспечивающие его идентификацию;

г) письмо содержит одну или несколько электронных цифровых подписей (электронных подписей), а также при необходимости дополнительные данные для их проверки.

20. Служебная переписка осуществляется с применением электронной цифровой подписи (электронной подписи).

Для служебных писем значение электронной цифровой подписи (электронной подписи) формируется при помощи сертифицированных средств криптографической защиты информации и указывается в описательной части. В основной части служебного письма указываются должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

21. В случае если служебное письмо, которое имеет оригинал на бумажном носителе и основная часть которого содержит отсканированный образ заверенного подписью оригинала на бумажном носителе, оформлено без применения электронной цифровой подписи (электронной подписи), требуется досылка оригинала на бумажном носителе.

22. В случае если служебное письмо, основная часть которого содержит текст письма в электронном виде, оформлено с применением электронной цифровой подписи (электронной подписи), досылка оригинала на бумажном носителе не осуществляется.