Учет и анализ объемов документооборота

86. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

86.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ФМС России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

86.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ и представляются руководству Федеральной миграционной службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера (приложение N 26).

86.3. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат и созданных им за определенный период времени (поквартально).

86.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

86.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

86.6. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

86.7. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.