Прием и первичная обработка поступающих документов

76. Прием и обработку поступающих документов осуществляют сотрудниками подразделения службы делопроизводства.

76.1. Документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день (приложение N 19).

76.2. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

76.3. Документы, поступающие в ФМС России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

76.4. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (разносной книге, расписке), после чего расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом органа ФМС России.

76.5. Поступившая в подразделение службы ДОУ корреспонденция вскрывается за исключением пакетов с пометками "Лично", "Литер М", "Литер МВ". Такие пакеты регистрируются без вскрытия в пакетно-контрольном журнале и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику. Пакет вскрывается с трех сторон, для исключения возможного неполного изъятия корреспонденции, находящейся в нем.

76.6. Сотрудник, вскрывающий пакет, должен убедиться в полном изъятии из него корреспонденции. При вскрытии пакетов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на пакетах (приложение N 44, N 45).

76.7. Документы, адресованные руководству ФМС России, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении службы ДОУ, а затем направляются непосредственно руководству ФМС России или в структурное подразделение.

76.8. Предварительное рассмотрение поступивших документов проводится с целью распределения их на потоки, исходя из оценки содержания документов:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения;

- направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

76.9. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям ФМС России или конкретным должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения руководством ФМС России.

76.10. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

76.11. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении службы ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю (приложение N 18).

76.12. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

76.13. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением службы ДОУ) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

76.14. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждый орган ФМС России разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.

76.15. После вскрытия пакета документы регистрируются в карточке автоматической системы электронного документооборота или журнале учета входящих несекретных документов либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером (приложение N 20).

76.16. На первых листах приложений ставится штамп "К вх. N _____" с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается, помимо вышеуказанного, проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе.

76.17. На документе, присланном во временное пользование (подлежащему возврату), регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

76.18. В нерабочее время корреспонденция принимается ответственным дежурным сотрудником.

76.19. Сотрудник, принявший корреспонденцию, расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом ФМС России, после чего в журнале учета пакетов проставляется номер реестра (порядковый номер по разносной книге, номер расписки), количество доставленных пакетов (прописью) и регистрационные номера документов, указанные на пакетах.

76.20. Записи заверяются подписью сотрудника, доставившего корреспонденцию, с проставлением времени передачи корреспонденции и даты.

76.21. Если корреспонденция сдается вместе с реестром, регистрационные номера документов, указанные на пакетах, в журнале учета пакетов не проставляются.

76.22. При получении срочных пакетов сотрудник ДОУ вскрывает их и при необходимости незамедлительно докладывает руководителю, ответственному от руководства ФМС России.

76.23. Ответственный руководитель после рассмотрения с указанием по исполнению документа возвращает документы вместе с пакетом дежурному. В случае необходимости немедленного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц, дежурный составляет справку о том, сколько сделано копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Все полученные пакеты вместе со справкой передаются по журналу учета пакетов руководителю службы ДОУ или уполномоченному им сотруднику.

76.24. После регистрации корреспонденция докладывается, как правило, в день поступления руководителю ФМС России или передается сотруднику, которому она адресована.

76.25. После доклада корреспонденции руководству ФМС России указание по исполнению документа переносится в соответствующую графу карточки (журнала) учета входящих несекретных документов либо вносится в систему электронного документооборота.

76.26. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается исполнителю, названному в указании по исполнению документа первым, либо обозначенному словом "созыв" или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий, определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.

76.27. При необходимости срочного исполнения поступившего документа по решению руководителя службы ДОУ допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством ФМС России.

76.28. Направление документов на исполнение после доклада руководству ФМС России производится, как правило, в день их регистрации, а срочных и оперативных документов - незамедлительно.

76.29. Служебные документы передаются исполнителю под расписку в карточке (журнале) учета входящих несекретных документов с проставлением даты получения <*>. Передача служебных документов из одного структурного подразделения ФМС России в другое осуществляется только через подразделение службы ДОУ.

--------------------------------

<*> При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" исполнитель проставляет также время получения.

76.30. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку, при необходимости, проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю ФМС России.

76.31. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов.

76.32. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его получением исполнителем), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

76.33. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечивается своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

76.34. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение службы ДОУ (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.