Разработка и ведение номенклатуры дел

87. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ФМС России и территориальных органах ФМС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

87.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Федеральной миграционной службе, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ФМС России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в ее деятельности.

87.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

87.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Федеральной миграционной службы. Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные в Федеральной миграционной службе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами (приложение N 52).

87.4. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска составляется номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел <*>.

--------------------------------

<*> Форма 38, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005 г. Далее - "номенклатура дел".

87.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о ФМС России, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

87.6. Составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив возлагается на службу ДОУ.

87.7. В каждом территориальном органе ФМС России составляется сводная, единая <*> номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

--------------------------------

<*> Инструкция по архивной работе в системе МВД России, утвержденная приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. N 1022.

87.8. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

87.9. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением службы ДОУ совместно с руководителями других структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения службы ДОУ, согласовывается с ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа), после чего утверждается руководителем ФМС России (руководителем территориального органа) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

87.10. В ФМС России составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел ФМС России, или сводная номенклатура дел.

87.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с Центральным архивом ФМС России, службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

87.12. Вновь созданное подразделение в месячный срок дает предложения в службу ДОУ ФМС России по номенклатуре дел.

87.13. Номенклатура дел ФМС России составляется службой ДОУ на основании предложений структурных подразделений.

87.14. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел ФМС России оказывают Центральный архив ФМС России и Центральная экспертная комиссия ФМС России (далее - ЦЭК).

87.15. Один раз в 5 лет номенклатура дел ФМС России согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального государственного архива.

87.16. В случае изменения функций и структуры ФМС России номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.

87.18. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы ДОУ, 2-й используется в службе ДОУ как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Центральном архиве ФМС России. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ ФМС России в электронном виде.

87.19. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения (приказ МВД России от 12 мая 2006 г. N 340 "Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений МВД России").

87.20. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов (приложение N 28, N 29, N 30, N 31, N 32).

87.21. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе "Примечание" номенклатуры дел делается запись за подписью сотрудника подразделения службы ДОУ: "Дело не заводилось".

87.22. После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в дело с номенклатурами дел.