Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

91. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное <*>.

--------------------------------

<*> Далее - "документальные материалы".

91.1. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

91.2. Уничтожение документальных материалов производится путем сожжения, расплавления, дробления, растворения, химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.

91.3. Допускается уничтожение документов путем измельчения в бумажную сечку, размер которой не превышает 2,5 квадратных миллиметра.

91.4. Документы уничтожаются специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 человек по акту, утверждаемому руководителем органа ФМС России.

91.5. В состав комиссии по уничтожению документальных материалов включаются сотрудники структурных подразделений, имеющие непосредственное отношение к уничтожаемым материалам.

91.6. В случае если из отобранного для уничтожения дела изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера, наименование документов, номер дела, из которого они изъяты, номера листов, регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

91.7. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел и внутренними описями документов, находящихся в деле.

91.8. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты с журналами (карточками) учета.

91.9. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.

91.10. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

91.11. Уничтожение документальных материалов до утверждения акта об уничтожении соответствующим руководителем запрещается.

91.12. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы расположения ФМС России, они должны быть уничтожены в тот же день.

91.13. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.

91.14. После уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте и заверяют ее своими подписями. Сотрудники службы ДОУ (делопроизводства подразделений), ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта (приложение N 33, N 34, N 35).

91.15. Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.

91.16. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении отдельных документов <*> - в течение 10 лет в делах подразделения службы ДОУ.

--------------------------------

<*> Под отдельными документами в настоящей Инструкции понимаются документы, имеющие сроки хранения "до минования надобности" и "до замены новыми".

91.17. Документальные материалы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФМС России, а в территориальных подразделениях решением экспертной комиссии (ЭК), утвержденных в установленном порядке.

91.18. При проведении экспертизы ценности документов, отборе их на хранение и к уничтожению учитываются:

- срок хранения документов по перечню;

- наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую и иную ценность;

- указание и рекомендации ЦЭПК при Росархиве;

- возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;

- значение органа, в деятельности которого образовались данные документы;

- время создания документов;

- подлинность и юридическая сила документа;

- наличие копийных документов и документов с повторяющейся информацией;

- физическое состояние документов;

- необходимость оставления на хранение копий интенсивно используемых документов.

91.19. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

91.20. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего ФМС России (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

91.21. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФМС России (ЭК территориального подразделения));

91.22. Согласованные ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа) акты утверждаются одним из руководителей ФМС России (территориального органа);

91.23. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ФМС России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

91.24. Запрещается выделение к уничтожению:

- документов общего производства - до утверждения описи дел постоянного и долговременного хранения того же фонда за соответствующий хронологический период;

- бухгалтерских финансовых документов, не подвергавшихся ревизии, - без разрешения вышестоящего органа;

- проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится путем полистного просмотра дел.