Организация работы с отправляемыми документами

80. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами ФМС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.

80.1. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

80.2. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки (приложение N 23, N 48).

80.3. Проекты документов визируются исполнителем, руководителем подразделения (его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений для внутренних документов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а для других организаций - на втором экземпляре (копии) документа или на листе его согласования.

Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

отп. 2 экз.

1 - в адрес

2 - в УД ОАД ФМС России

ПУ ФМС России

исп. Л.Д. Сидоров

623-03-26

07.02.2007

80.4. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер номенклатурного дела, в котором будет храниться документ.

80.5. Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова (штамп) "В дело" и номер номенклатурного дела, в котором будет храниться документ, проставляются начальником (заместителем начальника) отдела структурного подразделения органа ФМС России, в котором исполнен документ (приложение N 53).

80.6. При подготовке ответов на направленные депутатские запросы Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Правительства Российской Федерации и указанных должностных лиц, инициаторы запроса имеют право на получение ответа в письменной форме за подписью того должностного лица, которому направлен запрос, либо лица, временно исполняющего его обязанности.

Полученный в Правительстве Российской Федерации депутатский запрос Аппаратом Правительства Российской Федерации направляется для подготовки ответа в соответствующий запросу федеральный орган исполнительной власти.

Подготовленный ответ подписывается (не на бланке) и направляется в 20-дневный срок в Правительство Российской Федерации руководителем ФМС России или лицом, его замещающим.