Передача дел на архивное хранение

92. Порядок передачи дел в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных органов ФМС России предусматривает следующие условия:

в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных органов ФМС России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение и оформлены надлежащим образом (приложение N 1);

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России осуществляется по графику, составленному соответствующим архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений;

прием дел производится работником Центрального архива ФМС России (ведомственного архива территориального подразделения ФМС России) в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Центральный архив ФМС России (ведомственный архив территориального подразделения ФМС России) сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

92.1. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ФМС России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Центральный архив ФМС России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.