Отправка документов

82. Отправляемые документы передаются посредством фельдъегерской связи, почтовой и электросвязью.

82.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями службы ДОУ органов ФМС России в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 <*>.

--------------------------------

<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556.

82.2. Отправка документов посредством фельдъегерской связи осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом Министерства связи Российской Федерации от 5 июля 1993 г. N 13с.

82.3. С помощью средств электросвязи, при их наличии, сотрудником (автором документа) осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

82.4. Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку "Для служебного пользования".

82.5. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа ФМС России или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета исходящих документов (приложение N 23, N 61).

82.6. Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения службы ДОУ исполнителям для доработки.

82.7. При учете рукописных документов в графе "Вид и краткое содержание" дополнительно указывается: "Рукопись".

82.8. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.

82.9. Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения службы ДОУ. Второй экземпляр списывается руководителем соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под расписку в карточке (журнале) учета подготовленных несекретных документов.

82.10. При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель документа, или на отдельном листе составляет указатель рассылки (приложение N 60).

82.11. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указывается наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего документа, с которым он отправлен.

82.12. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие территориальные органы ФМС России они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.

82.13. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Текст ответа не должен осуществляться с наложением на текст документа, его реквизитов и затруднять его прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных документов или карточке учета входящих несекретных документов производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер реестра и дата возвращения.

82.14. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в карточке (журнале) учета входящих несекретных документов.

82.15. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения службы ДОУ.

82.16. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.

82.17. Ежеквартально до 10 числа следующего месяца подготавливается отчет по установленной форме.

82.18. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение службы делопроизводства.

82.19. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.

82.20. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель.

82.21. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

82.22. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут выкладываться в один конверт.

82.23. На отправляемую корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

82.24. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.