1. Ведение личных дел сотрудников

1. Личное дело сотрудника (далее - личное дело) состоит из шести частей и ведется по форме согласно приложению N 1 к Правилам.

2. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны <1>.

--------------------------------

<1> Закон Российской Федерации N 5485-1 от 21 июля 1993 года "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 4673; 2013, N 51, ст. 6697).

3. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.

4. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

5. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

6. Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (приложение N 2 к Правилам).

7. В первой части личного дела хранятся: послужной список (приложение N 3 к Правилам) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

7.1. В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии.

7.2. Лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных в кадровом подразделении центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России, составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой книжки, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов по личному составу, актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации в пятидневный срок с момента издания приказа о назначении.

7.3. Составленные послужные списки необходимо вести на протяжении всей службы в системе МЧС России.

7.4. Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно и без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием электронно-вычислительной техники.

7.5. В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) исправления и подчистки не допускаются. При этом вносятся дополнительные сведения о недействительности записи, в которых допущена ошибка. Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России (руководителя кадрового подразделения территориального органа МЧС России и организации МЧС России) и печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации территориального органа МЧС России и организации МЧС России (далее - гербовая печать).

7.6. Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается.

7.7. Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается.

7.8. Сотрудник должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением территориального органа МЧС России и организации МЧС России. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем территориального органа МЧС России и организации МЧС России и заверяется гербовой печатью.

7.9. Последующее ознакомление сотрудника с записями в послужном списке осуществляется под роспись не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению из федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы.

7.10. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

7.10.1. На первой странице послужного списка отображаются сведения о фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) сотрудника (в том числе сведений об их перемене, с указанием реквизитов актов гражданского состояния), жетоне с личным номером и отметке о его получении, а также сведений о присвоении специальных званий.

7.10.2. В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующего раздела, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации <1> (далее - дактилоскопическая регистрация).

--------------------------------

<1> Приказ МЧС России от 05.05.2012 N 255 "Об организации в МЧС России работы по проведению обязательной государственной дактилоскопической регистрации" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2012, N 36).

7.10.3. Сведения о прохождении дактилоскопической регистрации в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются на первой странице послужного списка.

7.10.4. В раздел 9 вносятся записи о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, в том числе федеральной государственной гражданской службы.

7.10.5. Основанием для внесения записей в раздел 9 являются сведения, находящиеся в трудовой книжке. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России.

7.10.6. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации и иной государственной службы.

7.10.7. Основанием для внесения записей в раздел 10 являются сведения из указов и распоряжений Президента Российской Федерации, соответствующих приказов по личному составу, документов воинского учета и материалов по продлению срока службы. Напротив каждого периода службы делается запись с указанием реквизитов приказа.

7.10.8. При увольнении сотрудника со службы записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

7.10.9. В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены следующими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению, присвоению специальных и воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, а также на основании военного билета, служебного удостоверения, денежного и вещевого аттестатов, устаревших послужных списков и свидетельских показаний.

При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили с сотрудником, службу которого необходимо подтвердить.

После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и свидетельских показаний) в кадровом подразделении составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименований документов и содержащихся в них конкретных сведений, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.

Подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу с одновременным утверждением заключения соответствующим уполномоченным руководителем.

7.10.10. При наличии периодов службы в иных федеральных органах исполнительной власти в разделе 10 производится краткая запись на основании заверенной копии послужного списка. Копия послужного списка приобщается к четвертой части личного дела.

7.10.11. В целях качественного оформления и ведения личных дел необходимо предусматривать раздел 10 в объеме не менее восьми страниц.

7.10.12. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника. Результаты, выводы и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с протоколом аттестационной комиссии.

7.10.13. В раздел 12 вносятся сведения о присвоении квалификационных званий.

Сведения о присвоении квалификационных званий в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются в разделе 10.

7.10.14. В раздел 13 вносятся сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях.

Сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, не отражаются.

7.10.15. В раздел 14 в хронологическом порядке вносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, в том числе в период срочной службы по призыву, а также другой службы, подлежащей зачету в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях.

Внесение сведений производится на основании документов, подтверждающих непосредственное участие в боевых действиях, выданных органами военного управления, в том числе органами военного управления, являющимися правопреемниками органов военного управления Министерства обороны СССР, выписок из приказов соответствующих командиров (начальников) воинских частей, штабов, оперативных и иных групп, подтверждающих периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения.

Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа, издавшего его.

Записи, произведенные в разделе 14, заверяются подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

7.10.16. В разделе 15 указываются сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер и обстоятельства ранения или травмы указываются на основании сведений, находящихся в документах, выданных лечебными учреждениями.

7.10.17. В раздел 16 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении государственными наградами и ведомственными знаками отличия, в том числе присвоении почетных званий.

Предусматривать раздел 16 в объеме не менее четырех страниц.

7.10.18. В разделе 17 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, объявленных приказами.

7.10.19. В раздел 18 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации в период пребывания в служебной командировке.

7.10.20. В разделе 19 указываются фамилии, имена, отчества и место жительства родителей (опекунов) сотрудника.

7.10.21. В раздел 20 вносятся сведения о семейном положении сотрудника, данные о супруге, детях (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении.

Запись сведений о семейном положении (в том числе усыновлении, расторжении брака, рождении детей, смерти членов семьи и находящихся на иждивении) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами ЗАГС, либо решений судебных органов.

7.10.22. В разделе 21 указываются адреса сотрудника, по которым он фактически проживает и постоянно зарегистрирован. Заполнение указанного раздела осуществляется черным графическим карандашом.

8. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы, контракт, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, увольнении и откомандировании, документы о прохождении стажировок, испытательного срока, а также другие документы, связанные с прохождением службы.

Документы, хранящиеся во второй части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

9. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в МЧС России, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в МЧС России (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайны, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства идентификационного номера налогоплательщика, копия свидетельства страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета, копии актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных учреждений, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных, обязательство по соблюдению кодекса этики служебного поведения.

Документы, хранящиеся в третьей части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

9.1. Анкета и автобиография оформляются кандидатом для приема на службу в МЧС России собственноручно. Печатный вариант автобиографии формируется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных. Документы, указанные в настоящем абзаце, приобщаются к третьей части личного дела.

9.2. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и т.п.), сотрудник в десятидневный срок сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение территориального органа МЧС России и организации МЧС России по месту службы, приложив к нему копии соответствующих подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.

9.3. Переоформление автобиографии осуществляется не реже одного раза в пять лет.

10. В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: копии послужного списка личного дела военнослужащего и документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются).

11. В пятой части личного дела содержатся следующие документы: материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства <1>.

--------------------------------

<1> В соответствии с разделом IV Инструкции о порядке отбора граждан на службу (работу) в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы, утвержденной приказом МЧС России от 11 ноября 2009 г. N 626 "О порядке отбора граждан на службу (работу) в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы" ("Российская газета", 2013, N 9).

12. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: справки о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего и членов его семьи <1>.

--------------------------------

<1> Указ Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559 "О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21, ст. 2544; 2013, N 49 (часть VII), ст. 6399; 2014, N 26 (часть II), ст. 3518).

13. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.

14. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки и т.п.) удаляются.

15. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

16. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт (приложение N 4 к Правилам), в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

17. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк (приложение N 5 к Правилам), который подклеивается под конвертом.

18. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть цветная фотография (анфас) размером 9 x 12 см. Лица, имеющие специальные звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). Знаки различия на погонах и эмблемы должны быть отчетливыми и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, и печатью кадрового подразделения.

В случае прекращения трудовых отношений сотруднику выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.