Особенности формирования некоторых категорий дел

7.2.10. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о командировании). Внутри дела распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам.

7.2.11. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела по видам документов.

7.2.12. Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку (коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России и др.), внутри дела они располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня) подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы, подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело.

7.2.13. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например, поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления. Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по его исполнению в хронологическом порядке.

7.2.14. Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах календарного года, систематизируется в хронологической последовательности по дате регистрации исходящего документа или дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ помещается за документом-запросом.

7.2.15. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела в алфавитном порядке фамилий заявителей (коллективные обращения - по фамилии гражданина, чья фамилия в учетных формах проставлена первой).

Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России, группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

7.2.16. Документы в личных делах государственных гражданских служащих располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные дела сотрудников ФПС ГПС и военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России формируются в соответствии с требованиями распорядительных документов МВД России и Минобороны России соответственно.

7.2.17. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются внутри дел в алфавитном порядке фамилий сотрудников.

7.2.18. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по алфавиту фамилий.

7.2.19. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.