8.2. Составление и оформление описей дел

8.2.1. Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

8.2.2. Описи дел структурных подразделений (далее - сдаточные описи) составляются в двух экземплярах ежегодно по установленным формам (приложения N N 34 - 36) ответственным за делопроизводство под непосредственным методическим руководством структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства и Архива.

8.2.3. Сводные описи дел (далее - архивные описи) территориального органа, организации МЧС России составляются Архивом на основе сдаточных описей дел структурных подразделений. Архивные описи рассматриваются на заседании ЭК территориального органа, организации МЧС России.

8.2.4. Сдаточные описи составляются не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

8.2.5. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей и сдачу дел на хранение в Архив несут руководители структурных подразделений.

8.2.6. При составлении сдаточной описи проверяется качество формирования и оформление дел; соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения.

Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, подшитых в дело; качество подшивки дела; нумерация листов; оформление внутренней описи, заверительной надписи и обложки дела.

Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены ответственным за делопроизводство.

8.2.7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их поиску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе со сдаточной описью дел структурного подразделения в Архив.

8.2.8. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел, пометка ДСП проставляется при этом под индексом дела;

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела и статья по перечню (кроме описей дел постоянного хранения).

8.2.9. При составлении сдаточной описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; при этом к индексу дела добавляется через косую черту номер тома.

Пример: дело N 1-4-20/2;

систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

дела с пометкой ДСП включаются в описи несекретных дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях формирования и их физического состояния и др.

8.2.10. В конце сдаточной описи дел структурного подразделения делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

8.2.11. Сдаточная опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения.