УФК по Республике Алтай

23

Методика порядка хранения документов в электронном виде (приказ N 662 и N 663) предусматривает: ежедневное размещение документов в электронном архиве, не предполагает извлечение ранее размещенных документов из электронного архива и размещение в электронном архиве актуальной и достоверной информации.

Вопрос: действующим Технологическим регламентом (далее - ТР) N 108 определен порядок внесения исправительных записей в документы, обработанные в предыдущих операционных днях. Что влечет за собой повторное переформирование и размещение документов в электронный архив (Диски). В данном случае: в электронном архиве (Дисках) появляются два документа на одну и ту же регламентную дату (возможно, находящиеся на разных Дисках и зарегистрированных в разных описях).

Кроме того, наличие программных ошибок в ППО АСФК, приводящих к некорректному формированию созданных электронных документов бюджетного учета, исключает возможность сформировать в базе ППО АСФК указанные документы в установленное время и сроки (до момента реализации инцидента).

Таким образом, наличие фактов внесения исправительных записей в документы бюджетного учета и программных ошибок в отдельных случаях не позволяет выполнить указанные нормы приказов N 662 и 663 в части ежедневного переноса достоверной и отвечающей требованиям бюджетного законодательства информации в электронный архив и на Диски. А норма о невозможности удаления ранее размещенных в электронном архиве документов, при повторном их переформировании после внесения исправительных записей, приведет к наличию в электронном архиве нескольких документов, сформированных на одну и ту же регламентную дату, но с разными данными.

В ответе на аналогичный вопрос (п. 6.6) к совещанию в Геленджике (02.09 - 07.09.2013) нам предлагается для "аудиторского следа" хранить в архиве документы с одной и той же регламентной датой как с актуальными и достоверными данными, так и документы с данными до внесения исправительных записей (неактуальные и недостоверные). Тогда как нормами ТР N 108 предусматривается процедура извлечения при необходимости документов из электронного архива открытого контура (т.е. возможна замена ранее размещенных документов).

В обоих случаях (в ответе к совещанию в Геленджике и ТР N 108) наблюдается противоречие с вышеуказанными положениями, регламентированными приказами N 662, 663. Норма приказа N 662, 663 о хранении актуальной и достоверной информации исключает выполнение нормы приказов N 662, 663, не разрешающей удаления и замены документов из электронного архива.

Предложение: внести соответствующие изменения в приказы N 662, 663.

См. ответ на вопрос N 7.

В приказы Федерального казначейства N 662 и N 663 будут внесены соответствующие изменения.

24

Приказом N 347 регламентирована как типовая структура электронного архива, так и расширенная.

Как можно выполнить нормы приказа Минкультуры РФ от 22.08.2010 N 558 при составлении Номенклатуры дел отдела (п. 6.5 ответов к совещанию в Геленджике), если органом ФК локальным актом утверждена типовая структура, не предусматривающая разграничение документов по срокам хранения? Должна ли структура электронного архива соответствовать Номенклатуре дел отдела, в части разграничения документов ППО АСФК по срокам хранения - 1 год, 5 лет, постоянно (первичные документы бюджетного учета, регистры бюджетного учета и регламентированная отчетность)?

В соответствии с приказами МФ РФ N 157н, 191н органы ФК являются полноправным субъектом права и обязанности на формирование регламентированной бюджетной отчетности с вытекающими отсюда последствиями по порядку хранения указанных документов в соответствии с нормами приказа Минкультуры РФ от 22.08.2010 N 558. Является ли письмо ФК от 10.06.2013 N 42-7.4-05/2.1-343 достаточным основанием для отнесения регламентированной бюджетной отчетности к разряду вспомогательной информации. Если да, то какой срок хранения соответствует для указанной вспомогательной информации?

Федеральное казначейство, его территориальные органы при организации делопроизводства для составления номенклатур дел, определении сроков хранения, отбора на хранение и уничтожения документов, образующихся в деятельности, должны руководствоваться "Перечнем документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Федерального казначейства от 24.03.2014 N 50.

При организации порядка хранения документов в электронном виде в ППО "АСФК" также необходимо руководствоваться данным приказом Федерального казначейства.

Сроки хранения бюджетной отчетности определены соответствующими статьями приказа N 50.

25

В соответствии с ТР N 108 структурные подразделения ОР, ОД, ОКОИБ, ОБУиО (C14) осуществляют отправку документов в архив АСФК (OEBS). Далее архивные документы передаются из АСФК (OEBS) на архивное хранение в СЭХД ФК. Для данной процедуры формируется Опись всех документов операционного дня. Согласно Описи ОБУ (C14) осуществляет выгрузку всего массива документов, сформированных в ходе деятельности ОР, ОКОИБ, ОБУиО, ОД, территориальных отделов УФК из АСФК (OEBS) в СЭХД ФК.

В соответствии с Разделом 24 п. 24.5 приказа ФК N 228 "Функции, осуществляемые всеми структурными подразделениями УФК" работы по комплектованию, хранению и учету осуществляют все структурные подразделения. В соответствии с приказом N 662 наличие такого документа, как описи, не регламентировано и перечень лиц, ответственных за передачу на хранение и ведение электронного архива, определяется локальным актом органа ФК.

Вопрос: на основании каких положений нормативных актов в ТР N 108:

- определена процедура формирования и наличие Описи;

- формирование архива СЭХД ФК возложено на ОБУ?

Кроме того, в данной редакции ТР N 108 не понятен порядок работы с архивом СЭХД ФК: например - просмотр, возврат документов (при откате операционного дня и внесении исправительных записей), или архив СЭХД ФК - это сбор всех документов, образовавшихся в ходе деятельности, или это хранение легитимных и достоверных документов, как это предписано нормами приказа N 662 и N 663?

26

В рамках ТР N 109 к документам операционного дня, подлежащим хранению в электронном виде, относятся:

Выписки из л/с;

Приложения к выпискам из л/с (при наличии запроса клиента);

Отчеты о состоянии л/с;

Акты приемки-передачи показателей л/с:

Сводные данные по л/с подведомственных учреждений ГРБС, ГАИФДБ, ГАДБ;

Сводные сведения по л/с государственных (муниципальных) учреждений;

Дополнения к сводным данным по л/с подведомственных учреждений ГРБС, ГАИФДБ;

Журнал регистрации неисполненных документов;

Протокол.

Отправку (извлечение) документов в электронный архив АСФК (OEBS), в рамках ТР N 109, осуществляет специалист по ведению архива (C14) ОР, ООСВ, ОперО, ОКОИБ, ОД, ОВФР УФК/ ТО УФК. При этом в абзаце 8 п. 4.1.11 ТР N 109 для формирования отчета "Опись документов и отчетов, отправленных в архив" включен в том числе и специалист по ведению архива (C14) ОБУ УФК.

Вопрос: Документ - "Опись документов и отчетов, отправленных в архив" не регламентирован приказом N 662; и если речь идет о формировании отчета в рамках п. 4.1.11 ТР N 109, какое отношение к данному перечню документов имеет специалист ОБУ УФК?

Кроме того, отчет "Опись документов и отчетов, отправленных в архив", процедура его формирования ОБУ УФК для архива АСФК (OEBS) в рамках ТР N 108 не предусмотрена, что полностью соответствует нормам приказа N 662.

Создание Описи рекомендовано Методическими рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Формирование Описи важно именно при передаче документов в СЭХД!

На текущий момент осуществляется опытная эксплуатация процесса передачи документов в СЭХД пилотными УФК: УФК по Владимирской области, УФК по Краснодарскому краю, УФК по Чувашской Республике, Межрегиональное операционное УФК.

В утвержденной и размещенной на ФАП ФК версии ТР108 приведена сноска, что до особых указаний ФК операции по передаче документов в СЭХД не выполняются. Закрепление указанной функции за ОБУ УФК введены ввиду того, что специалисты ОБУ УФК ответственные за закрытие опердня и формирования консолидированных регистров БУ и отчетности. Однако список ролей сотрудников, осуществляющих передачу информации, не зафиксирован и требует согласования с подразделениями ЦАФК.

После согласования положения ТР108, ТР109 будут пересмотрены.

27

В соответствии с федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ, приказом МФ РФ от 01.12.2010 N 157н все субъекты учета формируют свою учетную политику. Пунктом 6 Приказа N 157н определены требования к актам субъекта учета при установлении учетной политики.

Указанные в приказе N 157н акты учетной политики: обеспечивают организацию порядка ведения бюджетного учета и документооборота, начиная с регламента ввода, обработки, формирования до утверждения первичных документов и бюджетной отчетности; обеспечивают порядок взаимодействия структурных подразделений органов ФК при работе в ППО АСФК с целью своевременного формирования достоверной информации для внешних пользователей и участников бюджетного процесса.

Вопрос: если по результатам видеоконференции 2013 года территориальные органы ФК не должны формировать учетную политику, то что может послужить основанием для отмены органами ФК приказа об утверждении учетной политики или отдельных ее актов, принятых в рамках учетной политики?

Учитывая целесообразность утверждения руководителем территориального органа Федерального казначейства приказов, обеспечивающих организацию порядка ведения бюджетного учета и документооборота, взаимодействия структурных подразделений органов ФК при работе в ППО АСФК с целью своевременного формирования достоверной информации для внешних пользователей и участников бюджетного процесса и прочее, в ранее утвержденные приказы следует внести изменения в части уточнения наименования приказов.

28

В ответах на вопросы к видеоконференции 2013 г. по бюджетному учету - п. п. 36.9; 38.4; 8.2 рекомендовано отражать операции по заключению счетов в Ведомости ф. 0504061, формируемой на 01.01.xx (за период)?

В соответствии с приказом МФ РФ от 15.12.2010 N 173н Ведомость учета внутренних расчетов (ф. 0504061) формируется по каждому субъекту учета, с которым осуществляются расчеты, отдельно по каждому контрагенту на полученные и переданные средства с целью выверки расчетов с территориальными УФК.

Операции по заключению счетов бюджетного учета внутренних расчетов при завершении года к таковым трудно отнести (отправитель и контрагент в одном лице). Насколько целесообразна регламентация ф. 0504061 по указанным операциям?

При осуществлении операций по заключению счетов внутренних расчетов, перевод остатков средств, учтенных на счетах внутренних расчетов, на финансовый результат производится по каждому контрагенту, с которым проводились расчеты в течение года.

Соответственно, в Ведомости учета внутренних расчетов (ф. 0504061) операции заключения счетов внутренних расчетов отражаются по тем же счетам и контрагентам, по которым ранее осуществлялись расчеты.

29

В соответствии с приказом ФК от 09.12.2013 N 285 органы ФК предоставляют бюджетные кредиты на пополнение остатков средств на счетах бюджетов. При осуществлении указанных операций должны ли органы ФК проводить инвентаризацию задолженности по кредитам, займам (ссудам) в порядке, установленном приказами МФ РФ от 15.12.2010 N 173н и от 13.06.1995 N 49?

В рамках реализации приказа Федерального казначейства от 09.12.2013 N 285 органы Федерального казначейства, осуществляющие ведение бюджетного учета в части исполнения федерального бюджета по главе 100 "Федеральное казначейство" перед составлением годовой бюджетной отчетности должны проводить инвентаризацию задолженности по предоставленным бюджетным кредитам на пополнение остатков средств на счетах бюджетов субъектов Российской Федерации (местным бюджетам) в установленном порядке.

В рамках кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации ТОФК не проводят инвентаризацию указанных кредитов.

30

В соответствии с п. 38 приказа N 177н Банк выпускает Карты на основании предоставленного органами ФК Реестра на выпуск карт ф. 0531390. В указанном Реестре отсутствует кодовая зона для отражения данных о номере соответствующего счета 40116, по которому будут осуществляться операции по Картам клиента УФК, а также наименование клиента в целях идентификации счета и клиента. Наличие номера счета 40116 и наименования клиента является необходимым условием при выпуске, расчетах и обслуживании Карты, учете и контроле операций по счету и Карте для всех участников данного процесса.

Вопрос: Каким образом Банк может идентифицировать Держателя Карт и соответствующий Карте счет 40116, чтобы обеспечить корректное осуществление расчетно-кассовых операций по соответствующему счету и карте клиента?

Предлагаем предусмотреть данные в кодовой части формы: ф. 0531842 о номере соответствующего счета 40116; в ф. 0531390 о номере соответствующего счета 40116 и наименовании клиента.

Приказом N 199н предусмотрено, что орган Федерального казначейства направляет в кредитную организацию Реестр на выпуск карт. Иную недостающую информацию для изготовления банковских карт в кредитную организацию представляет в соответствии с условиями Договора банковского счета клиент ТОФК по месту открытия соответствующего счета N 40116.

Кроме того, согласно многочисленным запросам ТОФК, необходимые изменения учтены в приказе Федерального казначейства N 10н, который в настоящее время находится на государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

31

Просим прокомментировать или уточнить изложенный в Разделах 4.2.2.1 и 4.2.2.2 ТР 108 порядок формирования одного из регистров бюджетного учета - Многографной карточки.

В соответствии с положениями указанных разделов ТР 108 формирование Многографной карточки осуществляется ОБУ, но по решению руководителя может быть возложена на ОР, ОКОИБ, ОперО УФК/ТО УФК (роль C9.1, C9.2). Цитируем для примера абзац ТР108: "Если формирование и обработка документа возложены на ОКОИБ, ОперО, УФК/ТО УФК, то документ "Многографная карточка" проверятся специалистом по формированию регистров бюджетного учета и бюджетной отчетности (C9.2) ОКОИБ, ОперО УФК/ТО УФК по аналитическим показателям в разрезе своих организаций и уполномоченных подразделений...".

В соответствии с ТР 108 ОБУ проверяет Многографную карточку с данными регистров бюджетного учета, цитируем для примера абзац: "Специалист по формированию регистров бюджетного учета и бюджетной отчетности (C9.2) ОБУ УФК осуществляет проверку документов "Многографная карточка", "Ведомость учета невыясненных поступлений по счету", переданных из ОКОИБ, ОперО УФК/ТО УФК с данными документа "Главная книга".

То есть, если формирует ОБУ, то он обязан проверять: - все данные Многографной карточки, включая и аналитические показатели в разрезе организаций и уполномоченных подразделений? - только с данными Главной книги?, а если ОР, ОКОИБ, ОперО УФК/ТО УФК, то проверка ОБУ осуществляется только с данными Главной книги. Или все-таки независимо от того, кто формирует Многографную карточку, проверка по аналитическим показателям в разрезе своих организаций и уполномоченных подразделений должна осуществляться специалистами ОР, ОКОИБ, ОперО УФК/ТО УФК?

По указанными трактовкам ТР 108 не совсем понятно: на кого возлагаются обязанности проверки данных по аналитическим показателям в разрезе своих организаций в случае формирования Многографной карточки ОБУ.

Предложение: Порядок формирования Многографной карточки меняется неоднократно на основании предложений регионов, что приводит к нестабильности в организации рабочего процесса связанных с изменениями в перераспределении ролей и обязанностей между отделами органа ФК. Может быть, целесообразней на уровне Управления бюджетного учета и отчетности ФК определить функционал по формированию регистров бюджетного учета и отчетности на постоянной основе за ОБУ УФК, а проверочные процедуры провести через многоуровневое утверждение отделами УФК по соответствующим объектам проверки.

В соответствии с пунктом 9.2.1 приложения N 2 к приказу Федерального казначейства от 10.10.2013 N 228 функции по формированию Многографной карточки (ф. 0504054) и ее сверке с первичными документами определяются решением руководителя.

32

Длительное время не решается вопрос по отражению в Ведомости учета невыясненных поступлений прошлых лет формы ф. 0531456 операций по отправке НВС в другой ТОФК в соответствии с порядком, предусмотренным приказом МФ РФ от 18.12.2013 N 125н (SF 215837 от 23.04.2014).

Обращение закрыто, решение предоставлено. УФК необходимо проверить исправление ошибки.