III. Ведение и хранение личного дела гражданского служащего

15. При ведении личного дела в обязанности государственного гражданского служащего, осуществляющего формирование, ведение и хранение личного дела гражданского служащего, входит:

а) своевременное приобщение представленных документов к личному делу;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

г) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

д) внесение письменных объяснений гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

16. При прохождении государственной гражданской службы к личному делу гражданского служащего, помимо документов, указанных в пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, также приобщаются:

а) экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

б) копии приказов Министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы и основания для приказа;

в) копии приказов Министерства об установлении ежемесячной надбавки за выслугу лет на гражданской службе и надбавки за особые условия гражданской службы, других надбавок и основания для приказов;

г) письменное заявление гражданского служащего, протокол (выписка из протокола) решения Комиссии Минэкономразвития России по зачислению иных периодов работы в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет;

д) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

е) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

ж) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

з) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв;

и) копии приказов Министерства о поощрении гражданского служащего, а также о применении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены и основания для приказов;

к) копии документов о начале проверки, в том числе служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

л) заполненная справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего, а также справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559;

м) справка о расходах гражданского служащего и (или) его супруги (супруга) по форме, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 2 апреля 2013 г. N 310;

н) копия приказа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или о его приостановлении и основание для приказа;

о) копия уведомления о намерении выполнять иную оплачиваемую работу гражданского служащего;

п) копия выписки из протокола заседания Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих Министерства экономического развития Российской Федерации и урегулированию конфликта интересов.

17. В личное дело гражданского служащего, оформленного на работу в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве, дополнительно приобщаются:

а) представление торгового представительства Российской Федерации в иностранном государстве либо представление департамента (согласование департамента) о назначении гражданина на должность в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве, рекомендация с последнего места работы;

б) план стажировки гражданского служащего, выезжающего на работу в торговое представительство Российской Федерации в иностранном государстве;

б) протокол (выписка из протокола) заседания Комиссии по отбору кандидатов на работу в загранаппарат Минэкономразвития России;

в) медицинская справка (для выезжающих за границу и членов семей);

г) собственноручно заполненные и подписанные анкеты членов семьи гражданского служащего, выезжающих с ним по отдельным загранпаспортам, с приложением фотографий (6 шт.).

18. Документы, приобщенные к личному делу, подшиваются в хронологическом порядке.

19. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

20. Личные дела работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, комплектуются и ведутся аналогичным образом.

21. При увольнении гражданского служащего к его личному делу приобщаются: копия приказа Министерства, заявление гражданского служащего, а также запрос на передачу личного дела в другой орган государственной власти в случае перевода в другую организацию.

22. Личное дело уволенного гражданского служащего оформляется государственным гражданским служащим отдела кадров центрального аппарата или отдела кадров загранаппарата Департамента кадров и организационного развития, осуществляющим формирование, ведение и хранение личных дел гражданских служащих, для передачи в архивное подразделение Министерства.

23. Подготовка личного дела гражданского служащего для передачи в архивное подразделение Министерства осуществляется в соответствии с порядком передачи документов на архивное хранение, установленным в Министерстве.

24. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации, государственную должность субъекта Российской Федерации либо должность государственной гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности при наличии запроса с нового места гражданской службы.

25. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.

26. В целях формирования личных дел вновь принятых гражданских служащих, ранее замещавших должности в других государственных органах, может быть направлен официальный запрос, подготавливаемый куратором, о передаче личных из этих органов в Департамент кадров и организационного развития Министерства.

27. Личные дела гражданских служащих хранятся в металлических и несгораемых шкафах, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.

28. В случае ликвидации Министерства личное дело гражданского служащего передается на хранение в государственный архив.