Циклическое планирование подготовки очередного заседания совета директоров

Состав действий по подготовке заседания совета директоров примерно одинаков и повторяется при организации каждого очередного очного заседания этого органа. Если заседания совета директоров акционерного общества проходят на плановой основе в строго определенные дни, планирование упрощается. При скользящем графике заседаний даты предстоящих мероприятий можно уточнить после определения времени проведения очередного заседания.

N	Мероприятие	Сроки	Примечание
1.	Напоминание ответственным за подготовку вопросов о сроках и регламенте подготовки.	За месяц до заседания или после утверждения повестки дня	Личный контакт
2.	Сбор материалов, предоставляемых членам совета директоров по вопросам повестки дня. Экспертиза материалов на соответствие установленным требованиям. Работа с ответственными по доработке материалов.	За 2 недели до заседания
3.	Информирование председателя совета о ходе подготовки к заседанию, согласование информационного сообщения о заседании.	За 2 недели до заседания
4.	Организация перевода материалов для англоязычных членов совета директоров.	За 2 недели до заседания	При необходимости
5.	Отправка членам совета директоров уведомления о заседании и материалов по вопросам повестки дня. Контроль доставки информации.	За 10 дней до заседания	Как правило, по электронной почте
6.	Согласование с председателем совета списка приглашенных, уведомление приглашенных.	За 3 дня до заседания
7.	Контроль исполнения ранее принятых решений, оформление справки для совета директоров.	За 2 - 3 дня до заседания	Если этот вопрос отнесен к компетенции корпоративного секретаря
8.	Распечатка материалов в необходимом количестве, контроль технической подготовки зала.	За день до заседания
9.	Присутствие на заседании: информирование о неисполненных решениях, срок исполнения которых истек, ответы на вопросы членов СД, организация протоколирования.	День заседания
10.	Оформление и подписание протокола заседания.	Не позднее 3-х дней после дня проведения заседания	Если КС подписывает протоколы. В противном случае - визирование
11.	Рассылка протокола членам совета директоров, генеральному директору. Рассылка выписок из протокола лицам, поименованным в протоколе в качестве ответственных за исполнение принятых решений.	После оформления протокола	Членам совета - для информации, остальным - в рамках системы обеспечения исполнения решений
12.	Размещение информации о состоявшемся заседании и принятых решениях на сайте общества в сети Интернет.	После оформления протокола	В соответствии с рекомендациями "лучшей практики"
13.	Раскрытие информации о принятых решениях в ленте новостей.	В день оформления протокола	Если у общества есть такая обязанность
14.	Передача протокола, материалов заседания совета директоров в архив общества.	На 5 день после проведения заседания

Аналогичный цикл работ следует предусмотреть в отношении подготовки заседаний комитетов совета директоров.

Планирование подготовки и проведения общего собрания акционеров Планирование раскрытия информации