5. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение

5. Подготовка документов для передачи

на централизованное хранение

5.1. Передаче на хранение подлежат документы в отношении действующих юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, документы в отношении ликвидированных (исключенных) юридических лиц и прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей, документы в отношении действующих и прекративших деятельность организаций, документы в отношении физических лиц.

5.2. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение осуществляется с учетом приказа ФНС России от 08.07.2014 N ММВ-7-12/361@.

5.3. Документы на централизованное хранение передаются с приложением сопроводительных документов.

Сопроводительные документы формируются с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией, МИ ФНС России по КН или Филиалом Учреждения.

К сопроводительным документам, указанным в пунктах 5.6, 6.3, относятся:

- сопроводительный лист пачки (при использовании программного обеспечения ПК "ЕЦР", СОЕЦР/СОАРД);

- акт приема-передачи архивных папок (при использовании программного обеспечения ПК "ЕЦР", СОЕЦР/СОАРД);

- сопроводительный лист тары (при использовании программного обеспечения АИС "Налог-3");

- акт приема-передачи документов (при использовании программного обеспечения АИС "Налог-3").

Сопроводительные документы формируются в двух экземплярах. Один экземпляр Сопроводительного документа хранится в Инспекции, МИ ФНС России по КН, второй - в Филиале Учреждения.

5.4. Документы, предназначенные для передачи на хранение на бумажных носителях, комплектуются в пачки.

5.5. Пачка может быть сформирована:

из документов, включенных в регистрационное дело юридического лица (индивидуального предпринимателя);

из комплекта документов, представленных при государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя), после осуществления государственной регистрации;

из документов, включенных в учетное дело организации (физического лица);

из комплекта документов, представленных при постановке на учет (снятии с учета) организации (физического лица).

5.6. Для каждой пачки формируется сопроводительный лист.

5.7. Пачки размещаются в архивную тару.

5.8. В архивную тару может быть размещено несколько пачек.

5.9. Пачки в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, организаций и физических лиц размещаются в разные архивные тары.

5.10. В одну архивную тару размещаются документы с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.

5.11. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом следующего.

5.11.1. Подготовка документов, прошедших централизованную обработку, осуществляется Инспекцией или Филиалом Учреждения, в которых хранятся документы.

5.11.2. Подготовка документов, не прошедших централизованную обработку, осуществляется Инспекцией.

5.11.3. Для каждой архивной тары с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией или Филиалом Учреждения, формируется опись вложения (форма приведена в Приложении N 4).

Опись вложения на бумажном носителе оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в архивную тару.

Опись вложения в электронном виде передается в Филиал Учреждения.

5.12. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учетом следующего.

5.12.1. Подготовка документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется Инспекцией, МИ ФНС России по КН.

5.12.2. На каждую архивную тару с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией, МИ ФНС России по КН формируется опись вложения (форма приведена в Приложении N 4).

Опись вложения на бумажном носителе оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в архивную тару.

Опись вложения в электронном виде передается в Филиал Учреждения.

5.13. Ответственность за соответствие количества и содержания предаваемых тар описям вложения и Сопроводительным документам несет передающая Сторона.