7. Централизованное хранение документов

7.1. Филиал Учреждения в рамках настоящего порядка выполняет следующие функции:

7.1.1. осуществляет прием на централизованное хранение объектов хранения;

7.1.2. осуществляет топографирование хранилища, упорядоченное размещение документов и формирование топографических указателей на места хранения документов;

7.1.3. обеспечивает учет и сохранность объектов хранения в пределах установленных сроков хранения;

7.1.4. осуществляет выдачу объектов хранения;

7.1.5. принимает и размещает на централизованное хранение ранее выданные объекты хранения;

7.1.6. осуществляет проверку наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение;

7.1.7. осуществляет подготовку и передачу документов, размещенных на централизованное хранение и относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение;

7.1.8. организует уничтожение документов с истекшими сроками хранения по Акту о выделении документов на уничтожение, утвержденному руководителем Владельца документов.

7.2. Хранение документов осуществляется на основе единых методологических принципов.

7.3. Для обеспечения сохранности документов в хранилище документов должен осуществляться комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

7.4. Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала Учреждения, уполномоченные на доступ в соответствующее помещение архива, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

7.5. Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

7.5.1. Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

7.5.2. Документы в отношении одного юридического лица (организации) или индивидуального предпринимателя (физического лица) могут храниться в разных архивных тарах.

7.5.3. Листы одного документа размещаются в одну архивную тару.

7.6. Размещение архивной тары (объекта хранения) на место хранения осуществляется не позднее 10 рабочих дней со дня ее приема Филиалом Учреждения.

7.7. Проверка наличия и состояния объектов хранения.

7.7.1. Основной задачей проверки наличия и состояния объектов хранения является установление фактического наличия объектов хранения в хранилище документов.

7.7.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения в хранилище документов проводится:

после перемещения объектов хранения в другое помещение. Проверяется наличие и состояние перемещенных объектов хранения;

при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.7.3. Учет проведения проверки наличия и состояния объектов хранения осуществляется с использованием программного обеспечения, используемого Филиалом Учреждения.

7.7.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения в хранилище документов в Филиале Учреждения проводится служебное расследование с целью установления причин отсутствия и виновных лиц.

7.7.5. Информация об утрате объекта хранения направляется Владельцу документов, в Управление и ФКУ.