Исполнение запросов

41. Основанием для начала административной процедуры является получение запроса сотрудником архивного подразделения, ответственным за его исполнение.

42. Исполнение запроса заключается в подготовке на основе анализа его тематики архивной справки, копии архивного документа, архивной выписки, уведомления о пересылке запроса в другие организации по принадлежности либо уведомления о невозможности исполнения запроса.

43. Сотрудник архивного подразделения, ответственный за исполнение запроса, при анализе его тематики определяет:

1) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

2) наличие или отсутствие в архивном подразделении архивных документов или информации, необходимых для исполнения запроса;

3) место возможного хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4) местонахождение, адрес организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение в случаях, когда решение содержащихся в запросе вопросов не входит в компетенцию данного архивного подразделения.

44. По итогам анализа тематики сотрудник архивного подразделения, ответственный за исполнение запроса:

1) в случае наличия в архивном подразделении архивных документов или информации, необходимых для исполнения запроса, исходя из содержания запроса оформляет один или несколько из перечисленных документов:

архивную справку;

копию архивного документа;

архивную выписку;

2) в случае, когда решение содержащихся в запросе вопросов относится к компетенции других организаций либо когда запрос требует исполнения несколькими организациями, одновременно с направлением запроса (копии запроса) в организации по принадлежности оформляет уведомление о пересылке запроса в другую организацию по принадлежности;

3) в случае отсутствия в архивном подразделении архивных документов или информации, необходимых для исполнения запроса, и когда решение содержащихся в запросе вопросов не относится к компетенции других организаций, оформляет уведомление о невозможности исполнения запроса.

45. Архивные справки, копии архивных документов, архивные выписки, уведомления о пересылке запроса в другие организации по принадлежности, уведомления о невозможности исполнения запроса составляются на бланке органа безопасности или архивного подразделения установленной формы, регистрируются и докладываются начальнику органа безопасности или архивного подразделения либо его заместителю для подписания.

46. Начальник органа безопасности или архивного подразделения либо его заместитель проверяют законность, обоснованность и полноту предоставления государственной услуги, подписывают представленные документы и передают их сотруднику архивного подразделения, ответственному за исполнение запроса, для направления или выдачи заявителю.

47. Максимальный срок исполнения административной процедуры не должен превышать 24 дней с даты получения запроса сотрудником архивного подразделения, ответственным за его исполнение.

В случае необходимости продления срока исполнения запроса сотрудник архивного подразделения, ответственный за исполнение запроса, не менее чем за 3 дня до истечения срока составляет на имя начальника органа безопасности либо его заместителя рапорт, в котором отражает суть проведенной работы, указывает причины необходимости продления срока исполнения запроса и испрашивает разрешение его продления на определенный срок (или до конкретной даты).

О продлении срока исполнения запроса заявитель уведомляется письменно либо в форме электронного документа.