21.5. Передача дел (нарядов) в архивы, порядок их хранения и использования

21.5. Передача дел (нарядов) в архивы, порядок их хранения

и использования

21.5.1. Дела (наряды) передаются в архив суда по описям (форма N 96). О передаче дела (наряда) на обороте карточки выдачи делается отметка с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд).

21.5.2. Дела (наряды) со сроками хранения более 10 лет хранятся в архивах гарнизонных военных судов 2 года (с момента исчисления срока хранения), после чего передаются в архивы окружных (флотских) военных судов. В окружных (флотских) военных судах дела со сроками хранения более 10 лет хранятся 5 лет, включая предшествующий срок их хранения в гарнизонном военном суде, после чего передаются в соответствующие архивы.

Передача дел в архив окружного (флотского) военного суда осуществляется по согласованному с председателями гарнизонных военных судов графику, утвержденному председателем окружного (флотского) военного суда.

21.5.3. Дела (наряды) и описи на сдаваемые документы доставляются в соответствующие архивы одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

При первой сдаче дел (нарядов) в архивы также передается на хранение выписка из исторического формуляра (журнала) либо исторической справки. При последующих передачах документов в архив предоставляются только выписки об изменениях, которые произошли в военном суде с момента последней сдачи документов.

21.5.4. При упразднении военного суда все дела (наряды), журналы с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в соответствующий архив вместе с ликвидационным актом и полностью оформленным историческим формуляром (журналом) либо исторической справкой.

Описи на дела (наряды), книги, журналы подшиваются к ликвидационному акту.

Судебные дела и документы упраздненных гарнизонных военных судов, исполнение по которым закончено, запрещается передавать другим гарнизонным военным судам.

По результатам сдачи дел (нарядов) архив, принявший дела (наряды), выдает справку в двух экземплярах, в которой отражается: количество и крайние даты принятых на хранение дел (нарядов); период, за который имеют место отсутствие дел (нарядов) и наличие актов с указанием обстоятельств и причин утрат.

Первый экземпляр справки выдается сдатчикам для включения в ликвидационный акт, второй - включается в соответствующее дело фонда. Первый экземпляр ликвидационного акта передается в архив, второй - в инстанцию, утвердившую данный акт.

21.5.5. При приеме дел (нарядов) и описей гарнизонного военного суда в архиве окружного (флотского) военного суда производится проверка правильности их оформления.

Выявленные при приеме дел дефекты (повторяется нумерация листов и др.) отмечаются в штампе (форма N 97), который проставляется на листе с заверительной надписью.

21.5.6. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела и документы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются председателем окружного (флотского) военного суда (начальником архива ЦА МО или его филиала).

Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес председателей военных судов для принятия мер.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью "Для пакетов".

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляется номер и дата акта о недостаче.

21.5.7. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес председателя военного суда.

21.5.8. Сдача дел (нарядов) гарнизонным военным судом в архив окружного (флотского) военного суда оформляется актом (форма N 98), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в окружном (флотском) военном суде, второй экземпляр акта вместе с экземпляром описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью окружного (флотского) военного суда, возвращается в гарнизонный военный суд.

21.5.9. По окончании приема ЦА МО или его филиалом дел (нарядов) окружного (флотского) военного суда лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы N 99, 100), указывая цифрами и прописью количество принятых дел (нарядов) и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик. Один экземпляр описей на принятые дела, заверенных гербовой печатью архива-приемщика, высылается в адрес окружного (флотского) военного суда.

21.5.10. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в военном суде.

21.5.11. Поступившие в архив суда дела (наряды) хранятся по фондам в хронологическом порядке.

21.5.12. В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивах составляются постеллажные и пофондовые топографические указатели (формы N 101, 102). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров.

21.5.13. При передаче дел (нарядов) в архивы окружных (флотских) военных судов, ЦА МО и его филиалы на лиц, проходивших по уголовным (осужденных, оправданных), гражданским (истцов, заявителей), административным (лиц, в отношении которых вынесены решения) делам, составляются алфавитные карточки (формы N 103, 104, 105).

21.5.14. Дела (наряды) хранятся в коробках. На коробках проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи. Кроме того, указывается и количество архивных дел в них.

21.5.15. Использование документов, находящихся в архиве суда, осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 157 (далее - Инструкция Судебного департамента).