3.8. Хранение документов

3.8.1. Все исполненные документы подшиваются в наряды. Наряды заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Наряды, как правило, заводятся на один год.

Все вновь заводимые книги и журналы несекретного делопроизводства пронумеровываются, прошнуровываются и на последней странице скрепляются мастичной печатью "Для пакетов". Работник аппарата военного суда, ответственный за ведение несекретного делопроизводства, на последней странице делает заверительную надпись: "В данной(м) книге (журнале) пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью "Для пакетов" 50 (пятьдесят) листов". Заверительная надпись подписывается работником, ее составившим, с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Выдача нарядов, книг и журналов производится под расписку в карточке выдачи (форма N 12), которая заводится вместе с делом и хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки в конце наряда, книги, журнала и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая, которая приобщается к заполненной, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись, не нумеруется и листом дела не считается.

3.8.2. На все заводимые наряды, книги и журналы к началу года составляется номенклатура нарядов, книг, журналов (форма N 13). Номенклатура составляется с учетом важности, однотипности документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых нарядов, книг и журналов (в том числе и переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые наряды, книги и журналы несекретного делопроизводства, а также наряды, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.

Номенклатура нарядов, книг, журналов подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается председателем военного суда, учитывается в журнале учета входящей корреспонденции, а после годовой проверки наличия документов подшивается в наряд. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись (приложение к форме N 13).

Изменения в номенклатуру вносятся с разрешения председателя военного суда. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием "том 2", "том 3" и т.д. В номенклатуре после каждого номера оставляется место для записи последующих томов.

В том случае, если некоторые наряды и журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в предыдущем году.

3.8.3. Дата заведения наряда, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом наряде.

Даты начала и окончания наряда должны соответствовать крайним датам документов, подшитых в нем. Эти даты проставляются на обложке наряда после его закрытия.

Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

Все подшитые в наряды документы нумеруются.

В каждом наряде ведется внутренняя опись документов (форма N 14).

В конце каждого наряда подшивается лист-заверитель (форма N 15).

Оформление обложки нарядов, подшивка документов, нумерация листов, составление внутренней описи и листа-заверителя производится в порядке, предусмотренном пунктами 21.1.5 - 21.1.9 настоящего Руководства.

Изъятие из наряда документа производится с разрешения председателя военного суда с оставлением в наряде его копии, заверенной в установленном порядке, или справки-заместителя, а также акта о причинах выдачи подлинника (форма N 16).

Исправление общего количества листов в наряде не производится, а на последнем листе наряда указывается количество листов (первых экземпляров), изъятых из наряда. Об изъятых документах делается отметка во внутренней описи.

3.8.4. В журналах учета документов (входящих и исходящих) делается отметка, в какой наряд подшит документ, и указываются порядковые номера листов подшитого документа.

3.8.5. После закрытия нарядов, книг и журналов текущего года делается соответствующая отметка в номенклатуре нарядов, книг, журналов.

Законченные ведением наряды, книги и журналы хранятся до истечения сроков хранения в архиве военного суда.

О сданных на хранение в архив и уничтоженных нарядах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.