21.4. Экспертиза ценности документов. Отбор документов и оформление их на уничтожение

21.4. Экспертиза ценности документов. Отбор документов

и оформление их на уничтожение

21.4.1. Экспертиза ценности документов проводится при определении сроков хранения дел (нарядов), составлении номенклатуры нарядов, формировании нарядов по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам (нарядам), подготовке дел (нарядов) к последующему хранению.

21.4.2. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должности - один из судей, секретарем - работник суда, ответственный за ведение архива.

21.4.3. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2, и Наставлением Минобороны России.

Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

дача заключений о характере документов для определения сроков хранения дел (нарядов);

рассмотрение описей дел (нарядов), подлежащих передаче в вышестоящие архивы;

отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в архиве суда;

выделение к уничтожению дел (нарядов), сроки хранения которых истекли;

рассмотрение описей дел (нарядов) и составление актов на дела (наряды), отобранные для уничтожения;

составление актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений;

рассмотрение проекта номенклатуры нарядов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации работы архива суда.

21.4.4. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

21.4.5. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда.

21.4.6. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем суда.

21.4.7. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря экспертной комиссии.

21.4.8. По результатам экспертизы ценности документов в судах составляются акты на уничтожение дел (формы N 92, 93, 94, 95).

21.4.9. Дела с грифом секретности включаются в отдельные акты.

21.4.10. Из подлежащих уничтожению дел (нарядов) изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинники решений, приговоров и последующих постановлений и определений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам (заявлениям), оставленным без рассмотрения, изымаются и оставляются на хранение подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска (заявления) без рассмотрения. Указанные документы скрепляются (каждый в отдельности сшивается нитками в верхнем левом углу), укладываются в алфавитном порядке в папки с клапанами и завязками.

Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, в которой указывается номер и дата акта на уничтожение дела. Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки, подписывается лицом, ответственным за оформление дела, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".

В одной папке помещаются документы только одного военного суда.

Датой начала такого дела будет дата самого раннего решения, приговора (определения), датой окончания - дата самого позднего решения, приговора (определения), независимо от места нахождения их в папке.

21.4.11. В конце акта на уничтожение дел (нарядов) делается запись о том, что из судебных дел изъяты подлинники судебных решений.

21.4.12. Дела (наряды), подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах.

Перед сдачей на утилизацию документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

21.4.13. Акты на уничтожение дел (нарядов), приемо-сдаточные накладные подшиваются в отдельные наряды в хронологическом порядке. В регистрационных журналах, номенклатуре дел делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.