21.6. Учетные документы архива. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве. Оборудование помещения архива

21.6. Учетные документы архива. Проверка наличия дел

(нарядов) в архиве. Оборудование помещения архива

21.6.1. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

21.6.2. Все дела (наряды), материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

21.6.3. Основными учетными документами в архивах судов являются:

опись дел (нарядов);

книга учета поступления и выбытия дел (форма N 106) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел (нарядов);

книга учета описей и архивных дел (нарядов), принятых на хранение (форма N 107);

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

акты приема-передачи документов на хранение в архивы окружного (флотского) военного суда, ЦА МО и его филиалы;

паспорт архива (форма N 108);

книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 109) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве;

список фондов (форма N 110) для пофондового и количественного учета фондов, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

опись страхового фонда (форма N 111).

21.6.4. Вспомогательными учетными документами являются:

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов);

книга учета актов на уничтоженные дела (наряды) (форма N 112);

книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;

книга учета недостающих архивных дел (нарядов) и описей (форма N 113).

21.6.5. Учетные документы архива хранятся в архиве (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

21.6.6. Гарнизонные военные суды ежегодно к 30 декабря представляют в окружные (флотские) военные суды отчеты о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год и паспорт архива (по состоянию на 1 декабря).

Паспорт архива окружного (флотского) военного суда составляется ежегодно (по состоянию на 1 декабря) и хранится в суде.

21.6.7. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда председателем военного суда назначается комиссия из числа судей и работников аппарата суда, которой производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).

Проверка наличия и состояния дел (нарядов) в архиве военного суда проводится в порядке и сроки, установленные Инструкцией Судебного департамента.

21.6.8. Оборудование помещений архивов военных судов, режим хранения документов должны соответствовать требованиям, изложенным в Инструкции Судебного департамента.