III. Рассмотрение письменных обращений

11. Началом срока рассмотрения поступивших в органы безопасности обращений считается день их регистрации в секретариатах этих органов безопасности (уполномоченными сотрудниками секретариатов).

Началом срока рассмотрения обращений, взятых на контроль в Управлении делами ФСБ России и направленных для рассмотрения в органы безопасности, считается день их регистрации в Управлении делами ФСБ России.

Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата подписи ответа.

12. Обращения с ограничительными пометками "Лично" или "Конфиденциально" рассматриваются теми руководителями, начальниками органов безопасности, которым они адресованы, или другими должностными лицами по их поручению.

13. Руководители, начальники органов безопасности либо другие должностные лица в соответствии с полномочиями, определенными правовыми актами ФСБ России, а также на основании поручений вышестоящих должностных лиц ФСБ России обеспечивают в пределах своей компетенции объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием автора обращения, по взаимной договоренности с которым он может быть приглашен для получения необходимой или дополнительной информации, либо беседа с ним может быть организована по месту жительства, работы, учебы.

14. Руководители, начальники (иные уполномоченные ими должностные лица) органов безопасности:

- запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах безопасности, государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

- дают письменные ответы или ответы в форме электронного документа по существу поставленных в обращении вопросов.

15. Должностное лицо органа безопасности, которому поручена подготовка предложений или проекта ответа, обязано внимательно и всесторонне изучить содержание обращения и приложения к нему, определить суть обращения, достаточность изложенных в нем сведений для выработки и принятия решения. В целях установления обоснованности изложенных доводов могут изучаться документы, проводиться беседы с заинтересованными лицами. Для проверки сведений, указанных в обращении, в установленном порядке может быть принято решение о командировании военнослужащих и лиц гражданского персонала органов безопасности. При рассмотрении обращений автору должна быть обеспечена возможность представлять дополнительные документы и материалы либо обратиться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме, а также знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Ознакомление гражданина с документами и материалами осуществляется в приемной (иных служебных помещениях) органа безопасности с учетом требований делопроизводства в органах безопасности. О результатах ознакомления составляется справка.

16. Если обращение по вопросам, относящимся в соответствии с законодательством к компетенции органов безопасности, поступило (направлено) в орган безопасности (должностному лицу), не уполномоченный решать поставленные в нем вопросы, то оно в срок не позднее семи дней со дня регистрации с письменным обоснованием принятого решения направляется руководителем, начальником органа безопасности (иным уполномоченным им должностным лицом) в соответствующий орган безопасности (должностному лицу). В соответствии с решением соответствующих должностных лиц головных подразделений ФСБ России обращения могут направляться для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов в территориальные органы безопасности и находящиеся в подчинении иные органы безопасности. О направлении обращения в другой орган безопасности письменно уведомляется автор обращения (за исключением случаев пересылки между подразделениями ФСБ России обращений, поступивших в ФСБ России).

О перенаправлении в другие подразделения ФСБ России обращений, поступивших в подразделения ФСБ России из Управления делами ФСБ России, информируется соответствующее подразделение Управления делами ФСБ России.

17. При поступлении обращения в горрайподразделение территориального органа безопасности, подразделение пограничного органа, не уполномоченное их принимать и рассматривать в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком, в тот же день производится запись об этом в журнале приема и сдачи пакетов (документов), и обращение передается (направляется) для регистрации и дальнейшего рассмотрения в соответствующее подразделение территориального органа безопасности, пограничного органа (при этом могут также использоваться возможности факсимильной связи). Уведомление об этом гражданина, направившего обращение, не осуществляется.

18. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа безопасности, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением гражданина о переадресации обращения, за исключением случаев, указанных в пункте 20 настоящей Инструкции (часть 3 статьи 8 Закона).

В случае если решение поставленных в таких обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам (часть 4 статьи 8 Закона). При необходимости копия обращения направляется также в другие органы безопасности.

19. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется (часть 6 статьи 8 Закона).

Если в связи с этим запретом направление жалобы в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, невозможно, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд (часть 7 статьи 8 Закона).

20. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (часть 4 статьи 11 Закона). Указанное обращение приобщается к номенклатурному делу органа безопасности.

21. Обращение, не содержащее в себе суть предложения, заявления или жалобы, относящихся к компетенции органов безопасности либо других государственных органов или должностных лиц, возвращается их авторам с необходимыми письменными разъяснениями.

22. На письменное обращение, не содержащее фамилии гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается. Такое обращение на основании письменного решения руководителя, начальника органа безопасности либо другого уполномоченного им должностного лица может быть признано анонимным. Анонимные обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, подлежат учету, регистрации и проверке в соответствии с пунктом 3 настоящей Инструкции.

23. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации обращения возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (часть 2 статьи 11 Закона).

24. Если в поступившем обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица органов безопасности, а также членов его семьи, то оно может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

В этом случае гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом (часть 3 статьи 11 Закона).

25. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель, начальник органа безопасности или его заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган безопасности или одному и тому же должностному лицу (часть 5 статьи 11 Закона). Данное решение оформляется в виде заключения (справки). О решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение. В дальнейшем при поступлении аналогичных обращений ответ гражданину не направляется, а обращение приобщается в дело, о чем делается отметка в книге.

26. Письменные обращения (в том числе предложения, заявления или жалобы военнослужащих, изложенные в форме рапорта) рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

При рассмотрении обращения должностными лицами нескольких органов безопасности (подразделений органа безопасности) головной исполнитель и соисполнители несут равную ответственность за своевременную подготовку ответа. Соисполнители представляют необходимую для подготовки ответа информацию головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного для рассмотрения обращения.

По согласованию с головным исполнителем соисполнители в пределах установленного срока могут рассматривать поставленные в обращениях вопросы, относящиеся к их компетенции, и направлять ответы на них.

27. В исключительных случаях, а также когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем, начальником органа безопасности или его заместителем не более чем на 30 дней с письменным (или по указанному гражданином адресу электронной почты) уведомлением об этом автора обращения.

В случае необходимости продления срока рассмотрения обращения, должностное лицо, которому поручена подготовка предложений или проекта ответа, не менее чем за три дня до истечения срока составляет на имя руководителя, начальника органа безопасности или его заместителя письменное обоснование, в котором отражается суть проведенной работы, указываются причины продления срока рассмотрения и испрашивается разрешение на его продление на определенный срок (или до конкретной даты).

28. Запрещается делать какие-либо надписи о результатах рассмотрения обращений на самих обращениях. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений справки, заключения и другие документы подлежат обязательной регистрации в соответствии с требованиями делопроизводства в органах безопасности и докладу руководителю, начальнику органа безопасности или его заместителю.

29. При рассмотрении обращения не допускается разглашение содержащихся в нем сведений, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не подлежит также разглашению посторонним лицам информация о факте обращения гражданина в органы безопасности и о результатах рассмотрения его обращения.

Сведения о регистрационных индексах и датах поступления обращений предоставляются направившим их гражданам при их личном обращении в органы безопасности и предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (часть 2 статьи 6 Закона).

30. Решения по обращениям, рассмотренным в установленном порядке, не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, письменно сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (часть 6 статьи 11 Закона).

31. В случае обращения гражданина с заявлением о прекращении рассмотрения обращения письменный ответ (или ответ по электронной почте) ему не направляется, а возможно ранее полученные в результате рассмотрения обращения сведения о противоправных деяниях (преступлениях) или нарушениях законодательства Российской Федерации передаются в установленном порядке в соответствующие органы безопасности (подразделения органов безопасности) или иные государственные органы.

Подготовленные для доклада руководителю, начальнику или должностному лицу органа безопасности документальные материалы по результатам рассмотрения обращений подлежат согласованию со всеми подразделениями органа безопасности, являвшимися соисполнителями, либо с другими органами безопасности, участвовавшими в рассмотрении.

Ответ на письменное обращение, устное обращение, обращение в электронном виде готовится на бланке органа безопасности установленной формы (в горрайподразделениях территориальных органов безопасности, подразделениях пограничных органов письменный ответ оформляется в соответствии с требованиями делопроизводства в органах безопасности) и подписывается руководителем, начальником органа безопасности либо другим уполномоченным на то должностным лицом.

Ответ должен соответствовать требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержать исчерпывающую информацию по всем доводам обращения, быть логичным и обоснованным, отвечать правилам подготовки документов в органах безопасности.

Допускается направление одного ответа на несколько обращений автора по одному и тому же вопросу. При этом срок рассмотрения исчисляется с даты регистрации первого обращения и в тексте ответа указываются все поступившие обращения.

О решении, принятом руководителем, начальником органа безопасности по результатам рассмотрения обращения, ответ может быть дан иным уполномоченным должностным лицом органа безопасности.

32. Подписанный ответ на обращение (сопроводительное письмо о переадресовании обращения и уведомление гражданина об этом) в тот же день передается уполномоченному сотруднику секретариата для регистрации и отправки.

Ответы гражданам (сопроводительные письма о переадресовании обращений и уведомления граждан об этом) регистрируются за индексом самого обращения, который при необходимости может дополняться цифровыми или буквенными обозначениями. Для регистрации ответов (сопроводительных писем о переадресовании обращений и уведомлений граждан об этом) ведение учетных форм не требуется. Допускается проставление на ответах гражданам номеров (индексов) по правилам, предусмотренным для исходящих документов.

Ответ отправляется органом безопасности (уполномоченным сотрудником горрайподразделения территориального органа безопасности, подразделения пограничного органа) на почтовый адрес, указанный гражданином. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение.

Ответ на обращение, поступившее в электронном виде, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, или по указанному в обращении адресу электронной почты с официального адреса электронной почты органа безопасности в виде электронного образа документа, получаемого путем сканирования письменного ответа.

33. На документах, связанных с рассмотрением обращений, после принятия решения и его исполнения проставляются отметка "В дело" с указанием номера дела по номенклатуре, подпись должностного лица, принявшего это решение, и дата.

Обращения (а также переписка по ним и другие документальные материалы) не позднее трех рабочих дней после их рассмотрения должны быть переданы в секретариаты органов безопасности (уполномоченным лицам) либо приобщены к соответствующим номенклатурным делам подразделений органа безопасности.

34. Рассмотренные обращения, вторые экземпляры ответов, сопроводительных писем о направлении обращений по компетенции, уведомлений заявителей и другие документальные материалы (переписка, справки, заключения и т.д.) приобщаются к номенклатурному делу "Обращения граждан (предложения, заявления или жалобы), переписка и документы по их рассмотрению".

В случае необходимости документальные материалы по обращениям могут приобщаться к номенклатурным делам других подразделений органов безопасности с соблюдением установленных в органах безопасности сроков хранения обращений.

35. Рассмотренные обращения приобщаются к делу в хронологическом порядке. Материалы по рассмотрению обращения и второй экземпляр ответа приобщаются к делу сразу же за рассмотренным обращением. Листы резолюций и конверты (если требуется их хранение вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела. При необходимости в установленном порядке могут быть изготовлены и приобщены к соответствующим делам копии обращений, переадресованных по компетенции в другие государственные органы.

При формировании дел проверяется правильность оформления документов, их полнота (комплектность). Обращения, не рассмотренные в установленном порядке, а также неправильно оформленные документы приобщать к делам запрещается.