I. Общие положения

1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Регламентом работы Евразийской экономической комиссии, утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 18 ноября 2011 г. N 1 (далее - Регламент), в целях установления порядка организации работы с документами в Евразийской экономической комиссии (далее - Комиссия), выполнения функций по информационно-техническому обеспечению ее работы и организации взаимодействия с государствами - членами Таможенного союза и Единого экономического пространства (далее - государства-члены) для реализации положений Договора о Евразийской экономической комиссии от 18 ноября 2011 года (далее - Договор), иных международных договоров и решений Высшего Евразийского экономического совета, составляющих договорно-правовую базу Таможенного союза и Единого экономического пространства, а также взаимодействия с другими государствами и международными организациями, юридическими и физическими лицами.

Настоящие Правила регулируют документооборот в Комиссии, за исключением случаев, когда международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, Совета Комиссии (далее - Совет) или Коллегии Комиссии (далее - Коллегия) установлен специальный порядок подготовки документов.

2. Выполнение требований настоящих Правил является обязательным для всех сотрудников Комиссии.

3. Сотрудники Комиссии должны быть ознакомлены с настоящими Правилами под роспись в течение 1 месяца после заключения трудового договора.

4. Положения настоящих Правил распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Комиссии осуществляется с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - система электронного документооборота).

5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Комиссии на основе осуществления единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Комиссии (департаментах Комиссии, секретариатах членов Коллегии, представительствах Комиссии в государствах-членах) осуществляются Департаментом протокола и организационного обеспечения.

Функции, задачи, права и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении (включая сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии), устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) сотрудников Комиссии.

6. Департаментом протокола и организационного обеспечения ежегодно проводятся плановые проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии. По итогам проверки составляются справки с рекомендациями по улучшению работы с документами с указанием выявленных недостатков и срока их устранения, по истечении которого в Департамент протокола и организационного обеспечения представляется доклад об устранении недостатков. О результатах проведенной проверки докладывается Председателю Коллегии Комиссии и члену Коллегии, курирующему соответствующее структурное подразделение Комиссии.

7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящими Правилами порядка подготовки документов и работы с ними, их сохранность в структурных подразделениях Комиссии возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии.

Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии и за достоверность представляемых сведений о состоянии исполнения документов возлагается на сотрудников, ответственных за делопроизводство. Персональный список сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, и сотрудников, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), подписывается руководителем структурного подразделения Комиссии и представляется в Департамент протокола и организационного обеспечения.

При увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство, и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения.

8. Сотрудники Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Комиссии и сообщается в Департамент протокола и организационного обеспечения.

9. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку сотрудник Комиссии обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководства структурного подразделения Комиссии.

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы сотруднику, определенному руководителем структурного подразделения Комиссии, или сотруднику, ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении Комиссии.

10. Порядок работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальные и для служебного пользования) утверждается Советом по представлению Коллегии.