ФЕДЕРАЛЬНАЯ НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА

ПИСЬМО
от 3 октября 2014 г. N 2739/06-06

О СРОКЕ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СФОРМИРОВАННЫХ НОТАРИУСОМ

В Федеральную нотариальную палату поступило обращение, касающееся срока хранения документов, сформированных нотариусом.

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и пунктом 5 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля N 78, контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, отнесен к совместному ведению территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальных палат субъектов Российской Федерации.

Мнение Федеральной нотариальной палаты по изложенному в обращении вопросу сводится к следующему.

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства (пункт 49) сроки хранения образующихся в процессе нотариальной деятельности документов должны определяться в соответствии со сроками хранения, установленными Примерной номенклатурой дел.

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 года N 229 утверждена Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее - Примерная номенклатура дел), в которой урегулирован, в частности, вопрос о сроках хранения образующихся в процессе нотариальной деятельности документов. Установленный срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, согласован с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (пункт 5 Примерной номенклатуры дел).

Следует отметить, что ни Правила нотариального делопроизводства (пункты 48 - 50, 72, 73), ни Примерная номенклатура дел не предусматривают возможности установления срока хранения нотариальных документов нотариусом или экспертной комиссией нотариальной палаты субъекта Российской Федерации.

При определении срока хранения дел, сформированных из удостоверенных нотариусом односторонних сделок, по мнению Федеральной нотариальной палаты, следует исходить из следующего.

Примерной номенклатурой дел сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее - Перечень (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558). Для принятия конкретного решения по данному вопросу нотариусу следует принимать во внимание общий принцип, заложенный как в Перечне, так и в Примерной номенклатуре дел, - срок хранения документов исчисляется с момента истечения их действия.

С учетом изложенного полагаем, что при формировании дел, состоящих из нотариально удостоверенных односторонних сделок различных сроков хранения, нотариус вправе использовать как принцип раздельного формирования дел, так и максимального срока действия, предусмотренного для конкретной сделки.

Например, если в 2013 году нотариусом были удостоверены доверенности со сроком действия 3 года, 5, 10 лет и т.д, то указанные доверенности допустимо поместить в отдельные дела (индекс дела N 02-22 Примерной номенклатуры дел), подлежащие различным срокам хранения.

Также нотариус вправе объединить в одно номенклатурное дело доверенности, имеющие разный срок действия. При этом следует обратить внимание на то, что срок хранения сформированного в таком порядке номенклатурного дела будет исчисляться с момента истечения самого максимального срока действия доверенности.

Поскольку данный вопрос неизбежно возникнет при проверке исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства, просим высказать мнение относительно занимаемой Федеральной нотариальной палатой позиции по рассматриваемому вопросу.

Президент

Федеральной нотариальной палаты

К.А.КОРСИК