11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России

11.4. Хранение дел в структурных подразделениях

территориального органа, воинской части, организации

системы МЧС России

11.4.1. С момента заведения и до передачи в архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документы хранятся по месту их формирования в дела.

11.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

11.4.3. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.

В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

11.4.4. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в журнале учета выдачи дел.

11.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При этом в обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и производится соответствующая запись во внутренней описи дела в графе "Примечание". На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение N 35).

11.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

11.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.