X. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

10.1. Прием электронных документов из органов государственной власти и иных государственных органов и организаций и отправка электронных документов осуществляются управлением.

10.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Следственного комитета.

Система электронного документооборота Следственного комитета должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

В Следственном комитете создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Документы, создаваемые в Следственном комитете и поступающие в Следственный комитет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника управления, выполняющего данную процедуру.

10.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Следственного комитета, в порядке, установленном Инструкцией.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Следственного комитета реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Председателем Следственного комитета на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Председателем Следственного комитета по согласованию с Федеральным архивным агентством.

10.4. Оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

10.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в Следственном комитете используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При передаче электронных документов в органы государственной власти и иные государственные органы и организации документы заверяются электронной подписью Следственного комитета - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При получении электронных документов от органов государственной власти и иных государственных органов или организаций управление осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

10.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Председателю Следственного комитета и его первому заместителю, заместителям, направлении электронных документов в подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

10.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Следственного комитета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Следственном комитете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

10.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Следственного комитета. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

10.9. Отправка электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Следственного комитета, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" и Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе Следственного комитета Российской Федерации.

В случае ответа на обращение гражданина в форме электронного документа производится сканирование с первого экземпляра документа, подготовленного в письменном виде в формате PDF.

Ответ гражданину направляется в форме электронного документа в формате PDF, а на втором (визовом) экземпляре делается отметка "ответ направлен гражданину (Ф.И.О.) в форме электронного документа (дата отправки)".

В деле сохраняются первый и визовой экземпляры документа.

10.10. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Следственного комитета. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

"Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Электронные документы"

10.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Следственном комитете программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

10.13. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

10.14. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов (дел), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Председателем Следственного комитета, указанные электронные документы (дела) подлежат уничтожению.

10.15. Поступившие из подразделений центрального аппарата Следственного комитета в архив Следственного комитета электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на хранение в архив.

10.16. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Следственного комитета используются следующие реквизиты:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

заголовок текста документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

Управление по рассмотрению

обращений граждан и документационному

обеспечению Следственного комитета

Российской Федерации

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

24 апреля 2012 г.