4.3. Обработка исходящих и внутренних документов

4.3.1. Реквизиты исходящих и внутренних документов оформляются в соответствии с положениями раздела 3 Инструкции.

4.3.2. После подписания исходящие и внутренние документы передаются в двух экземплярах на регистрацию в отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства.

После регистрации первый экземпляр (подлинник) документа направляется адресату, а второй экземпляр (копия) - исполнителю с регистрационным номером и датой для приобщения в номенклатурное дело.

4.3.3. Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа состоит из:

индекса группы:

Иссоп - для внутрикорпоративной переписки;

Отск - для переписки по обращениям граждан и юридических лиц;

Иск - для ведомственной переписки;

Вн - для внутренних документов;

разделителя "-";

индекса подразделения - создателя документа (отправителя);

разделителя "-";

порядкового номера по группе;

разделителя "-";

последних двух цифр года регистрации документа;

разделителя "/";

пометок ограниченного доступа к документу.

4.3.4. Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.

4.3.4.1. Служебные письма, подписанные Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, организационно-распорядительные документы Следственного комитета, уголовные дела, материалы проверок сообщений о преступлениях, постановления о продлении процессуальных сроков, а также другие документы рассылаются фельдъегерской связью или специальной связью с оформлением реестра.

Копии служебных писем, подписанных Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, подлежащих массовой рассылке в территориальные следственные органы, содержащие поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи.

4.3.4.2. В реквизите "адресат" служебных писем, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес.

Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Оформляя документы для передачи в подразделение, осуществляющее отправку корреспонденции, работники отделов документационного обеспечения, работники подразделений делопроизводства, работники делопроизводства обязаны проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, должность, Ф.И.О., личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, работник отдела документационного обеспечения, работник подразделения делопроизводства, работник делопроизводства возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают об этом руководителю подразделения.

4.3.4.3. Документы отправляются в запечатанных конвертах, на которых указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт допускается помещать несколько документов.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.

4.3.4.4. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес.

Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается подразделениями документационного обеспечения в соответствующие номенклатурные дела.

4.3.4.5. Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с списком рассылки документа, который составляется исполнителем исходящего документа, подписывается руководителем (заместителем руководителя) подразделения центрального аппарата Следственного комитета и направляется в управление по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению. В случае необходимости управление по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению согласовывает список рассылки документа с Главным организационно-инспекторским управлением.

Список рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Тиражирование и рассылку правовых актов, кроме актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляет управление по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению в срок до 3 дней после их регистрации и учета.

4.3.5. Если документ направляется с поручением исполнить его к определенному сроку, устанавливается так называемый "внешний контроль": контрольный срок получения ответа отмечается в верхней части РК на шкале дат путем проставления в верхнем ряду числа, а в нижнем - месяца планируемой даты получения документа; в графе "год" следует указать последние две цифры года.

РК документов с установленным "внешним контролем" при ведении картотек на бумажных носителях следует располагать в возрастающей последовательности сроков ожидаемых ответов, выделив их из общего массива РК до получения ответа.

Оборотная сторона РК для исходящего или внутреннего документов (приложение N 17 к Инструкции) аналогична оборотной стороне РК для входящих документов (приложение N 18 к Инструкции).

На оборотной стороне РК документа указываются фигурирующие в документе фамилии или названия организаций (должностных лиц) со справочными сведениями о них, их ролью в данном документе и принятых по результатам рассмотрения обращения решениях.

4.3.6. Регистрация, учет и движение в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета исходящих и внутренних документов, других документов, предназначенных для использования в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, осуществляется управлением и отделами документационного обеспечения, подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.

В следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета указанные функции выполняются подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.

4.3.7. Регистрация исходящих и внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в АИК "Надзор", а при его отсутствии - в регистрационных формах на бумажных носителях, в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов:

регистрационный номер документа (присваивается);

пометка о наличии информации ограниченного распространения;

дата подписания (дата регистрации);

состав документа (количество листов основного документа плюс количество листов приложения);

адресат(ы) (куда или кому отправляется документ);

номер связанного документа, например, регистрационный номер входящего документа, на который дается ответ;

кто подписал документ;

вид (способ) отправления;

дата отправления;

вид документа;

краткое содержание документа (о чем документ);

регион обжалуемых действий (свершившихся фактов, событий);

номер контрольного производства, номер материала проверки или уголовного дела;

исполнитель документа (Ф.И.О. или индекс подразделения);

дата исполнения;

Ф.И.О. работника, визирующего документ;

дата визирования документа;

сведения о списании документа (когда, куда).

4.3.8. Тиражирование внутренних документов осуществляется подразделением центрального аппарата Следственного комитета - ответственным исполнителем документа или, по его заказу, управлением. Рассылка адресатам подразделений центрального аппарата Следственного комитета внутренних документов осуществляется подразделением центрального аппарата Следственного комитета - ответственным исполнителем документа. Следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета самостоятельно определяют порядок тиражирования внутренних документов.

4.3.9. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.