4.6. Регистрация и учет обращений

4.6.1. Поступающие в следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета обращения (направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, устное обращение в государственный орган, орган местного самоуправления, а также обращение организации) и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.

Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

4.6.2. Алфавитная карточка (приложение N 20 к Инструкции) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 21 к Инструкции) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, контрольных производств и других документов по делам.

При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или обращений, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступило или в отношении которого подано обращение), а на всех остальных (обвиняемых) - ссылочные карточки.

Последующие обращения и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На обращении проставляется номер контрольного производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).

Если в последующем обращении ставится другой вопрос, оно также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием его содержания.

Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется контрольное производство (далее - КП), на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).

В алфавитных карточках на лиц, от которых обращений не поступало, в графе "Содержание" делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого поступило обращение, с указанием основания заведения карточки. Например: "По приговору Иванова П.С." или "О злоупотреблениях Петрова В.Н.".

Если в дальнейшем от них поступят обращения, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступило обращение, при этом проверяется карточка лица, обращение которого послужило основанием для заведения контрольного производства.

При регистрации обращений и спецдонесений о совершенных преступлениях и чрезвычайных происшествиях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная - на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого - ссылочная.

При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.

При регистрации обращений работников Следственного комитета и других следственных органов, прокуратуры и ее органов на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.

При регистрации коллективных обращений алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные - на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.

4.6.3. Коллективные обращения, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действия обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе "Фамилия, имя, отчество" пишется: "Коллективное"), а на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя выписывается ссылочная карточка.

В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.

Содержание коллективных обращений приводится более подробно.

4.6.4. На алфавитной карточке указываются:

в графе "Индекс" - номер контрольного производства по обращению, спецдонесению, уголовному делу, другому документу;

в графе "Фамилия, имя, отчество" - по возможности полные сведения;

в графе "Данные об аресте, осуждении" - каким судом, где, когда, по какой статье Уголовного кодекса Российской Федерации и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;

дата поступления (проставляется по штампу подразделения делопроизводства);

в графе "Куда, когда, за каким номером направлен, передан" - наименование территориального следственного органа, организации, дата и номер документа или индекс подразделения центрального аппарата Следственного комитета, куда направлен, передан документ, и дата направления;

в графе "Содержание" - наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом): "о привлечении к ответственности", "по факту смерти, гибели, изнасилования" и т.п.;

в графе "От кого поступил, индекс, дата" - фамилия или лицо, от которого поступило обращение ("заявитель", "заключенный", "коллектив", "Федоров" и т.д.).

Если документ поступил из учреждения - наименование корреспондента, исходящий номер и дата документа. Если обращение принято на личном приеме - "с приема" и кем принято;

в графе "Исполнитель" - фамилия работника, принявшего решение по обращению.

Если в документе, приложенном к обращению, фамилия одного и того же лица указана иначе, чем в обращении, алфавитная карточка выписывается на один вариант фамилии, имени, отчества, а на остальные - ссылочные с указанием вариантов фамилии основной карточки.

Например: "Зайнетдинов" - алфавитная, "Зайнутдинов" и "Зайнатдинов" - ссылочные.

Карточки на лиц, в фамилиях которых встречаются подряд две одинаковые согласные буквы - ББ, ВВ и др. (ОББЯЗОВ, ВВЕДЕНСКИЙ), расставляются как имеющие одну букву (ОБЯЗОВ, ВЕДЕНСКИЙ).

Карточки на мужчин и женщин, имеющих одинаковые фамилии и имена, расставляются по алфавиту имен и отчеств, вначале мужские имена, а затем женские, например: "Валентин", затем "Валентина".

Карточки на лиц, фамилии, имена или отчества которых имеют наращения "ванн", "де", "фон", "тер", "оглы", "кызы" или "кзы" и др., раскладываются в картотеке только по алфавиту фамилий, имен и отчеств, наращения во внимание не принимаются.

Буквы "А", "О" принимаются за букву "А", и карточки соответственно расставляются в одном ящике.

Например: карточка "Волосевич" расставляется как "Валосевич", "Огилов" - как "Агилов".

Буква "Э" принимается за букву "Е", и карточки соответственно расставляются в одном ящике; если буква "Э" стоит вначале, выписываются два варианта карточек. Например: "Эверетов" и "Еверетов".

Буква "Ы" после шипящих "Ж", "Ч", "Ш", "Щ" и "Ц" принимается за "И".

В фамилиях, оканчивающихся на "ОВ" и "ЕВ" после шипящих, окончание принимается за "ОВ".

Окончания фамилий "ТСКИЙ", "ДСКИЙ", "ЦКИЙ" при расстановке принимаются за "ЦКИЙ". Например: карточки "Вершадский", "Вершатский", "Вершацкий".

В фамилиях с окончанием "ЯНЦ" последняя буква при расстановке карточек во внимание не принимается.

Карточки с двойными фамилиями расставляются в картотеке по первой фамилии, в зависимости от имени, отчества, кроме того, выписывается ссылочная карточка на вторую фамилию.

Карточки с одинаковыми фамилиями расставляются в следующем порядке: вначале ставятся карточки, где выписана только одна фамилия, затем - карточки с фамилией и инициалами, потом с фамилией, именем и отчеством, указанными полностью.

Например: "Петров, Петров А.В., Петров Александр, Петров Александр Григорьевич, Петров Б." и т.д., на внешней стороне каждого ящика с карточками указывается фамилия, выписанная на первой карточке (условно "Петров").

4.6.5. В органах Следственного комитета, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации работники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.

При регистрации в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета обращений, по которым не заведены контрольные производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение N 22 к Инструкции) и вместе с обращением передаются в соответствующее подразделение.

Подразделение делопроизводства, работник делопроизводства прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в следственный орган, учреждение и организацию Следственного комитета, его подразделение, проставляет индекс подразделения, номер контрольного производства.

4.6.6. Повторные обращения и другие документы передаются работникам Следственного комитета вместе с подобранными контрольными производствами. На карточке учета движения контрольного производства (приложение N 23 к Инструкции) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся в подразделении делопроизводства или у работника делопроизводства, в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в территориальных следственных органах может вестись с использованием карточек учета движения контрольного производства, которые рекомендуется заполнять на каждого заявителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере контрольного производства или направлении за номером соответствующего номенклатурного дела (может дополняться буквенным индексом "р").

4.6.7. Контрольные производства заводятся по обращениям, принятым к разрешению в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета, а также направленным в подчиненные следственные органы с установлением контроля.

Контрольные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Порядок представления следственными органами, учреждениями и организациями Следственного комитета спецдонесений в Следственный комитет устанавливается соответствующим приказом Следственного комитета.

4.6.8. Учет контрольных производств в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета ведется в каждом подразделении отдельно по книге учета контрольных производств по обращениям, уголовным и другим делам, спецдонесениям (приложения N 24 и N 25 к Инструкции), начиная с номера 101. Номер производства состоит из индекса управления, отдела, порядкового номера по книге учета и двух последних цифр года принятия обращения к производству.

Порядковые номера с 1 по 100 используются в индексах дел по номенклатуре.

Например: 216-148-10 или 216/1-110-10.

Аналогичным образом присваивается номер КП при поступлении ходатайства о продлении процессуального срока, если ранее КП по данному делу не заводилось.

Передача обращений или КП из одного подразделения в другое осуществляется через подразделение делопроизводства, работника делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками в соответствующих книгах.

Движение КП в электронном виде учитывается в книге передачи (пересылки) контрольных производств.

4.6.9. При регистрации обращений в АИК "Надзор" имеются особенности.

При регистрации документов, поступивших из организаций, в АИК "Надзор" заполняются следующие поля РК (приложение N 26 к Инструкции): "Дата" регистрации документа, "Корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе данных, если нет - внести в справочник данные новой организации, а затем ее выбрать), "Исходящий номер" документа, "Дата" поступившего документа, кто "Подписал" документ, "Состав" документа (количество листов сопроводительного документа, через разделитель "/" - количество приложений), "Доставка", "Почтовый номер" (номер заказного письма, бандероли), "Кому" адресован документ.

При наличии в регистрируемом документе ссылки на номер дела, контрольного производства и дату документа указанный номер вносится в поле "примечание".

Работник, осуществляющий первичное рассмотрение входящих документов, заполняет поле "Содержание". На закладку "Дополнительные реквизиты" (приложение N 27 к Инструкции) им вносятся фигуранты, указанные в документе, с определением их роли (при наличии).

Аналогичным образом регистрируются постановления о продлении процессуальных сроков. На закладку "Дополнительные реквизиты" вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка подразделения центрального аппарата Следственного комитета и номер уголовного дела.

Поступившие в Следственный комитет обращения подлежат регистрации в АИК "Надзор".

При этом заполняются следующие поля РК (приложения N 28 и N 29 к Инструкции): "Дата" регистрации, "Корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника граждан, если этот гражданин есть в базе данных, в случае отсутствия внести фамилию, имя, отчество, адрес с конверта или письма, затем произвести выбор), "Состав" документа (количество листов обращения, через разделитель "/" - количество приложений), "Доставка", "Почтовый номер" (номер заказного письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения коллективного или анонимного обращения. В случае если обращение пересылается из другого ведомства для рассмотрения в Следственном комитете, заполняются поля на закладке "сопроводительный документ" ("Корреспондент", "Исходящий номер", "Дата", "Подписал", "Состав" сопроводительного письма).

Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные) регистрируются в подразделении центрального аппарата Следственного комитета, осуществляющем прием.

В поле "Доставка" указывается "Личный прием". При обращении в устной форме в поле "Поручение" заполняется реквизит "Автор" и печатается: "Дано устное разъяснение".

При поступлении нескольких обращений одного или более заявителей с одним сопроводительным письмом регистрируется каждое обращение.

Сопроводительный документ копируется в количестве, соответствующем числу обращений.

В подразделениях центрального аппарата Следственного комитета в РК, а также в справочники граждан и организаций добавляется недостающая информация о фигурантах и при необходимости редактируется содержание.

На любом этапе прохождения документа возможна связка регистрационных карточек между собой.

После внесения основных регистрационных данных в РК документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение. При первичном рассмотрении работники проверяют наличие информации о предыдущих поступлениях на всех лиц, указанных в документе, или о фактах правонарушений в электронной системе и заполняют следующие реквизиты РК: "Регион обжалуемых действий", "Фигурант" (заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, юридические лица и т.п.) с заполнением полей "Роль", "Содержание" (когда, где, кто/кем совершил/совершено действие/событие/факт, пострадавшие).

Например:

по факту ДТП 22.02.2009 на трассе Санкт-Петербург - Архангельск, в котором пострадали 7 человек;

у/д N 138002 по факту аварийного разлива мазута из цистерн поезда N 2909 на перегоне Зубцово - Аристово Октябрьской железной дороги;

рейдерский захват ОАО "Атлант";

невыплата зарплаты ОАО "Волтэкс";

о публикации статьи "Школьный "Левый" автобус" в газете "Московские новости" от 16.01.2007 N 3.

Далее необходимо произвести разметку с указанием индекса подразделения центрального аппарата Следственного комитета, куда направлен документ на рассмотрение, с пересылкой РК, принять к исполнению в своем подразделении или направить в территориальный следственный орган.

При внесении фигурантов в РК проверяется наличие таковых в справочниках АИК "Надзор", при отсутствии или недостаточности информации запрашиваются сведения с алфавитной и ведомственной картотек следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета, которые затем переносятся в электронный вид.

4.6.10. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько контрольных производств, по решению руководителя следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета, подразделения центрального аппарата Следственного комитета они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более контрольных производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Контрольные производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета контрольных производств.

Объединение контрольных производств по разным вопросам не допускается.

При использовании АИК "Надзор" во избежание дублирования номеров контрольного производства необходимо проверить в системе наличие контрольного производства с аналогичным номером. При обнаружении дубликатов контрольных производств их следует объединить.

4.6.11. По обращениям, направленным для разрешения в следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета или органы государственной власти и иные государственные органы без контроля, контрольные производства не заводятся. Сопроводительные письма к обращениям направляются за номером, состоящим из индекса подразделения центрального аппарата Следственного комитета, номера номенклатурного дела (может дополняться буквенным индексом "р") и последних двух цифр текущего года.

Например: 217/3р-10.

Заявителю направляется либо копия указанного сопроводительного письма (для сведения, в качестве второго адресата), либо он уведомляется о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в номенклатурное дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

Электронные РК документов списываются в дело в соответствии с электронной номенклатурой подразделения центрального аппарата Следственного комитета, которая должна полностью соответствовать номенклатуре дел на бумажном носителе (утвержденной руководителем подразделения центрального аппарата Следственного комитета и согласованной с управлением).

В следственном отделе по району, городу территориального следственного органа нумерация контрольных производств ведется в целом по отделу. Номер контрольного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и двух последних цифр года заведения.

Например: 58ж-10.

Обращения, не принятые районным, городским следственным отделом к своему рассмотрению, направляются в органы государственной власти и иные государственные органы с сопроводительным письмом за номером соответствующего номенклатурного дела (может дополняться буквенным индексом "р") с добавлением к нему двух последних цифр текущего года.

Например: 8р-10.

Копии писем подшиваются в соответствующее номенклатурное дело.

4.6.12. В районных, городских следственных отделах с небольшим объемом документооборота (до 200 единиц) ведение карточек учета движения контрольных производств не является обязательным. Прохождение обращений, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.