9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Следственного комитета. Документальный фонд Следственного комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.

Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов Следственного комитета Российской Федерации с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В вышестоящем следственном органе, учреждении и организации номенклатура дел подразделения на предстоящий период составляется до 15 ноября текущего года работником следственного органа, учреждения и организации с участием работника службы делопроизводства. Номенклатура дел утверждается руководителем подразделения только после согласования с подразделениями архива или службы делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в делопроизводственную службу или архив.

9.1.2. Сводная номенклатура дел Следственного комитета (приложение N 43 к Инструкции) включает в себя в качестве разделов названия подразделений центрального аппарата Следственного комитета, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата Следственного комитета. Разделы данной номенклатуры составляются в подразделениях делопроизводства, согласовываются с управлением, утверждаются руководителями соответствующих подразделений центрального аппарата Следственного комитета и представляются до 15 ноября каждого года в управление.

Управление оформляет сводную номенклатуру дел Следственного комитета по установленной форме, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Следственного комитета (далее - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение Председателю Следственного комитета.

Сводная номенклатура дел следственного органа, учреждения и организации составляется и после согласования с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет.

Сводная номенклатура дел (в районном следственном органе - номенклатура дел) печатается на общем бланке следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета. В сводной номенклатуре дел наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.

Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура - в трех экземплярах. В следственных отделах районного звена номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается работником, осуществляющим делопроизводство, и утверждается руководителем следственного отдела.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

9.1.3. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

В номенклатуру дел включаются все дела и документы следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, надзорные и наблюдательные производства.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года. Переходящие дела не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса подразделения (при наличии), порядкового номера дела в пределах подразделения и года заведения дела.

В сводной номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний и др.). Данный порядок устанавливается службой делопроизводства.

9.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел Следственного комитета подразделение центрального аппарата Следственного комитета получает заверенную выписку из данной номенклатуры.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Следственного комитета, номенклатуры дел следственных органов в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.7. В номенклатуры дел подразделений центрального аппарата Следственного комитета могут включаться разделы с названиями их подразделений.

В номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Следственного комитета.

Номенклатуры дел составляются на основе Положения о Следственном комитете Российской Федерации, Регламента Следственного комитета Российской Федерации, положений о подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, положений о следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета и других документов, регламентирующих деятельность Следственного комитета, а также с учетом номенклатур дел за предшествующие годы.

9.1.8. Номенклатура дел подразделения центрального аппарата Следственного комитета (приложение N 44 к Инструкции) оформляется в виде таблицы, включающей в себя графы:

графа 1 "Индекс дела" включает обозначаемые арабскими цифрами индекс подразделения центрального аппарата Следственного комитета и порядковый номер заголовка дела в разделе.

Например:

индекс дела 221-04, где 221 - индекс управления, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "Приказы и распоряжения Следственного комитета. Копии";

графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, книга и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "Следственного комитета" или "управления" ("отдела"); наименование организации-адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Следственного комитета (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными следственными органами о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Генеральной прокуратурой Российской Федерации по вопросам...".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных следственных органов".

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

графа 3 "Количество дел" отражает количество единиц хранения и заполняется по окончании календарного года;

графа 4 "Срок хранения дела, номера статей по перечню" заполняется согласно утверждаемому приказом Председателя Следственного комитета Перечню документов Следственного комитета Российской Федерации с указанием сроков хранения и Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения; графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел о форме ведения дел (на бумажных и электронных носителях) и др.

9.1.9. Новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дела, сформировавшиеся в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета и следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

По окончании календарного года делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.