Прием и первичная обработка обращений граждан

57. Основанием для начала административной процедуры по приему и первичной обработке письменных обращений граждан является поступление письменного обращения гражданина, доставленного почтовой связью, поступившего в форме электронного документа, факсимильной связью, с личного приема граждан.

58. Поступающие в ФСИН России обращения (бандероли, посылки) граждан принимаются работниками управления делами ФСИН России, в территориальных органах ФСИН России и учреждениях УИС - их службами делопроизводства, которые несут персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение данной административной процедуры.

59. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) проверяется правильность их адресования. Ошибочно доставленные в учреждение и орган УИС конверты с письменным обращением гражданина не вскрываются и возвращаются на почту.

60. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем вложений. В случае их отсутствия либо несоответствия указанных в обращении документов и материалов, имеющихся в конверте, составляется соответствующий акт, один экземпляр которого направляется отправителю, второй приобщается к полученным документам и направляется на регистрацию. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками службы делопроизводства учреждения и органа УИС.

В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством управления делами ФСИН России, в территориальных органах ФСИН России и учреждениях УИС - начальниками их служб делопроизводства.

Конверты, в которых поступили письменные обращения, сохраняются в течение всего периода их разрешения, после чего уничтожаются.

61. Для приема обращений в форме электронного документа используется официальный сайт ФСИН России в сети Интернет и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), предусматривающие заполнение форм заявлений реквизитами, необходимыми для работы с обращением и для письменного ответа. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

Если письменное обращение, поступившее в форме электронного документа, содержит сведения об адресе электронной почты для отправления ответа, то по этому электронному адресу заявителю автоматически направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа).

62. Делопроизводство по обращениям граждан в учреждениях и органах УИС ведется отдельно от других видов делопроизводства.