Формирование дел и их текущее хранение

88. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

88.1. Номенклатурные дела формируются в органах ФМС России:

- при централизованном ведении делопроизводства - подразделением службы ДОУ;

- при децентрализованном ведении делопроизводства - как структурными подразделениями органа ФМС России (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением службы ДОУ.

88.2. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

- к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов ФМС России;

- в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и далее.

88.3. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

88.4. Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

88.5. Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела (приложение N 28, N 29, N 30, N 31, N 32, N 36, N 37).

88.6. При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делается.

88.7. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

88.8. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.

88.9. Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.

88.10. Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

88.11. Письма и заявления граждан формируются отдельно от запросов социально-правового характера в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению <*>.

--------------------------------

<*> Работа с обращениями граждан - отдельное направление деятельности органов ФМС России, призванная обеспечить защиту конституционных прав и свобод, законных интересов граждан. Порядок работы с обращениями граждан определяется отдельным нормативным правовым актом ФМС России.

88.12. Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре дел с указанием даты.

88.13. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

88.14. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

88.15. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.

88.16. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.

88.17. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

88.18. Контроль правильного формирования дел осуществляется соответствующим подразделением службы ДОУ.

88.19. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

88.20. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.