Контроль исполнения документов и поручений

85. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах <*>.

--------------------------------

<*> Далее - "поручений".

85.1. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

85.2. Контроль исполнения поручений включает:

систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;

периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе выполнения поручений;

проверку фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;

подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

85.3. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля (приложение N 24, N 25, N 27):

- в центральном аппарате ФМС России и непосредственно подчиненных подразделениях - управление делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России, Организационно-аналитическое управление, Управление правового обеспечения ФМС России, Управление внешних связей ФМС России <*>;

--------------------------------

<*> Далее - "УД ОАД ФМС России, ОАУ ФМС России, УПО ФМС России, УВС ФМС России".

- по представительствам ФМС России за рубежом - Управление внешних связей ФМС России <*>;

--------------------------------

<*> Далее - УВС ФМС России..

- по территориальным органам ФМС России - ОАУ ФМС России;

- иных организациях системы ФМС России - уполномоченными подразделениями и (или) сотрудниками, на которых возложены соответствующие функции.

85.4. ОАУ ФМС России осуществляет контроль за исполнением поступивших документов с указаниями по исполнению документа руководства ФМС России о постановке на контроль (контрольные карточки):

федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции ФМС России;

решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции ФМС России;

решений коллегии ФМС России, протоколов коллегий МВД России; протоколов совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации, руководителе ФМС России, а также распоряжений МВД России по конкретным вопросам, контроль за исполнением которых поручен ОАУ ФМС России;

распоряжений ФМС России, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен ОАУ ФМС России;

за реализацией планов работы территориальных органов ФМС России и представлением отчетов об их выполнении.

85.5. УД ОАД ФМС России осуществляет контроль исполнения (регистрационно-контрольные карточки):

- поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, руководителя ФМС России по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, контроль исполнения которых отнесен настоящей Инструкцией к компетенции ОАУ ФМС России;

- документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно";

- поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и руководителя ФМС России по предложениям, заявлениям, жалобам и обращениям граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.

85.6. УВС ФМС России осуществляет контроль:

за соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись руководителю ФМС России проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации по законопроектам международных договоров, ненормативных актов управления;

за исполнением плана разрабатываемых международных договоров и соглашений;

за реализацией плана командирований специалистов ФМС России за границу и приемов иностранных делегаций;

за устранением нарушений, выявленных в ходе инспекторских и целевых проверок в представительствах ФМС России за рубежом.

85.7. УПО ФМС России осуществляет контроль:

за соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись Руководству ФМС России проектов правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ ФМС России в части осуществления нормотворческой деятельности;

за выполнением Перечня проектов нормативных правовых актов, подлежащих разработке, и сопровождением иных планов и программ ФМС России в части осуществления нормотворческой деятельности.

85.8. Контроль исполнения приказов, решений коллегии, распоряжений и планов ФМС России осуществляется подразделением, которое разработало соответствующий документ.

85.9. Подразделения и (или) сотрудники, на которых возложены функции анализа, планирования и контроля в территориальных органах ФМС России, иных организациях и подразделениях, входящих в систему ФМС России, осуществляют контроль:

за выполнением приказов, распоряжений руководителя (начальника), решений и протокольных поручений совещаний при руководителе (начальнике), а также планирующих и иных документов, контроль за исполнением которых поручен подразделению (сотрудникам);

за ходом выполнения структурными подразделениями (ответственными исполнителями) приказов, распоряжений и указаний ФМС России, решений коллегий ФМС России, совещаний при руководителе ФМС России.

85.10. Служба ДОУ территориальных органов ФМС России, а также иных входящих в систему ФМС России организаций и подразделений (сотрудники, на которых возложены функции делопроизводства), осуществляют контроль за выполнением поручений руководителя (начальника) органа ФМС России:

по рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных к компетенции подразделений (сотрудников), на которых возложены функции анализа, планирования и контроля;

по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации.

85.11. Подразделения (сотрудники), на которых возложены функции правового обеспечения территориальных органов, а также иных входящих в систему ФМС России организаций и подразделений, осуществляют контроль за соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись руководителю (начальнику) соответствующего органа ФМС России проектов правовых актов, соглашений, договоров и планов.

85.12. На документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль", "Особый контроль" и заполняется регистрационно-контрольная карточка в двух экземплярах. Подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром регистрационно-контрольной карточки направляется в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные - немедленно и осуществляет введение реквизитов документа в контрольную картотеку (базу данных).

85.13. Субъект контроля осуществляет оформление контрольных карточек, которые направляются в соответствии с резолюцией руководителя ФМС России ответственным исполнителям, а также карточек-уведомлений для напоминания и упреждающего контроля. При оформлении контрольной карточки и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

Выставление контрольной карточки - исключительная прерогатива субъекта контроля.

Субъекты контроля в подразделениях - исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе ФМС России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

85.14. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

85.15. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и, после согласования с ответственными исполнителями, утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.

Контроль выполнения плана осуществляет соответствующий разработчик плана контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям структурных подразделений органа ФМС России, являющимся ответственным исполнителем, а также соисполнителям.

85.16. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения, осуществляет:

периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;

анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения руководству органа ФМС России по обеспечению своевременного исполнения поручений;

по указанию руководства ФМС России проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости сотрудников других структурных подразделений.

85.17. Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в документе или резолюции соответствующего руководителя.

Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие пометку "Весьма срочно", исполняются в наиболее короткий срок, но не более 3 дней, с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, а остальные - в срок не более одного месяца (срок исчисляется с даты поручения).

85.18. Срок выполнения исчисляется в календарных днях по поручениям:

Президента Российской Федерации - с даты подписания;

содержащимся в федеральных конституционных законах и федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации - с даты их вступления в силу (если не установлен иной срок);

содержащимся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации - с даты подписания протокола;

руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации, по обращениям федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций - с даты их поступления в орган ФМС России;

содержащимся в обращениях Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - в срок до 15 дней, если в самом запросе не установлен иной срок;

срок рассмотрения парламентского запроса не может превышать 15 дней. Рассмотрение обращения (запроса) депутата осуществляется в срок до 30 дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с депутатом (руководителем аппарата депутата, его помощником);

содержащимся в решениях коллегии ФМС России - с даты утверждения решения коллегии;

содержащимся в протоколе совещания при руководителе ФМС России - с даты проведения совещания.

85.19. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню.

85.20. Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине срока, установленного для выполнения поручения ответственному исполнителю.

85.21. Доклады об исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, а также документы, подготовленные во исполнение постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, представляются на имя Президента Российской Федерации или Председателя Правительства Российской Федерации в срок до 30 дней, если в тексте не указаны иные сроки их выполнения. Перенос сроков по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации не допускается.

85.22. Запросы, содержащиеся в обращениях Министерства иностранных дел Российской Федерации, рассматриваются в срок до 15 дней, если иное не указано в обращениях, а по запросам, требующим межведомственного согласования, - не более 30 дней. При наличии грифа "Срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "Вне очереди" - не более трех рабочих дней <*>.

--------------------------------

<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 12, ст. 1437).

85.23. Поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, протоколах заседаний коллегии ФМС России, совещаний при руководителе ФМС России исполняются в срок до 30 дней, если не указаны иные сроки выполнения.

85.24. Исключен. - Приказ ФМС России от 13.07.2015 N 332.

85.25. Мероприятия во всех видах планов, разрабатываемых в системе ФМС России, исполняются в сроки, указанные в этих планах.

85.26. Субъектами контроля еженедельно проводится анализ состояния выполнения контролируемых поручений, результаты которого докладываются соответствующему руководителю ФМС России.

85.27. Сотрудник, которому поручено исполнение документа, обязан:

установить в течение дня получения документа контакт с субъектом контроля поручения и сотрудниками-исполнителями и соисполнителями поручения, а также руководителями соответствующих подразделений службы делопроизводства;

располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного представления материалов на доклад.

85.28. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения ФМС России, названный в указаниях по исполнению документа. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом "*" или словом "созыв", которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

85.29. Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и представлять ответственному исполнителю необходимые материалы в течение первой половины срока поручения.

85.30. При необходимости расширения числа соисполнителей и (или) переназначения ответственного исполнителя поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет на имя руководителя, давшего поручение, рапорт с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Изменения такого характера фиксируются в контрольной карточке. При переназначении ответственного исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.

85.31. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию руководителя подразделения службы ДОУ. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю.

85.32. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в другие органы ФМС России, осуществляется непосредственно исполнителем.

85.33. В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть принято только должностным лицом, установившим срок выполнения.

85.34. При необходимости продления (переноса) срока выполнения поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет рапорт на имя руководителя, давшего поручение, не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения.

85.35. Рапорт о продлении (переносе) срока выполнения поручения, не отвечающий требованиям настоящей Инструкции, возвращается должностному лицу - исполнителю для доработки и повторного представления.

85.36. Продление срока исполнения по поручениям Правительства Российской Федерации не допускается. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

85.37. После получения согласия руководителя, давшего поручение об изменении срока его выполнения, исполнитель представляет копию докладной записки об изменении срока выполнения соответствующему субъекту контроля.

85.38. Сотрудник, осуществляющий контроль, своевременно вносит в регистрационно-контрольную карточку (базу данных) изменение срока выполнения поручения.

85.39. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем.

85.40. При снятии с контроля на документе проставляется штамп "Снято с контроля" или делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

85.41. Если о выполнении поручения доложено руководству ФМС России в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения ФМС России, ответственного за выполнение данного поручения.

85.42. Подготовленные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов о решении всех поставленных в поручении вопросов, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются исполнителю для доработки и повторного представления.

85.43. Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.

85.44. В случаях ухода в отпуск, убытия в командировку, болезни, увольнения или перемещения по службе сотрудник, ответственный за исполнение контрольных документов, обязан передать все контролируемые документы другому сотруднику, назначенному руководителем структурного подразделения органа ФМС России, для дальнейшего исполнения данных по ним поручений, с уведомлением субъекта контроля и службы ДОУ.

85.45. Подготовленные проекты ответов по контрольным документам докладываются руководству Службы для подписания за три дня до истечения срока исполнения.

85.46. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение одного года, а затем уничтожается в установленном порядке.

85.47. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.