Оформление дел

89. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года. Оформление дел включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле; заверительного листа.

89.1. Оформление дел производится сотрудниками подразделений службы ДОУ и (или) других структурных подразделений ФМС России, ответственных за ведение дел.

89.2. На обложке дела указывается гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование ФМС России и структурного подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела и срок хранения.

89.3. Наименование структурного подразделения ФМС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа ФМС России. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.

89.4. В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов и их характеристика (подлинники или копии).

89.5. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел и на обложке дела, соответствует дате списания в дело первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания - дате списания последнего документа.

89.6. На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседания.

89.7. На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения.

89.8. Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за ___ годы", а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.

89.9. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел <*>, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в Центральный архив ФМС России карточка остается в подразделении службы ДОУ (делопроизводства подразделения).

--------------------------------

<*> Карточка учета выдачи дел, до принятия соответствующего нормативного правового акта ФМС России, имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 36, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005 г. N 015).

89.10. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список сотрудников органа ФМС России, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется руководителем подразделения службы ДОУ. Изменения в список вносятся с разрешения руководителя подразделения службы ДОУ по представлению руководителя структурного подразделения.

89.11. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

89.12. Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно.

89.13. Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников подразделения службы ДОУ.

89.14. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле, и оформляется обложка дела (приложение N 28, N 29, N 30, N 31, N 32, N 36, N 37, N 38).

89.15. При необходимости сотрудникам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в справке-заместителе проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

89.16. Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

89.17. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия сотрудника, который оформил эту опись (например: "Всего во внутреннюю опись внесено документов на _____ листах").

89.18. Законченное производством дело (том дела) прошивается и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: "Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя опись на ____ листах"). Заверительный лист не нумеруется (приложение N 42).