Учет печатей и штампов

95. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

95.1. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

95.2. Печати и штампы изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации <*>, факсимиле - в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

--------------------------------

<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123).

95.3. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации структурные подразделения могут использовать печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий", пр.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

95.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения по согласованию с начальником управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России.

95.5. В ФМС России заявки на изготовление необходимых печатей, штампов, факсимиле готовятся подразделениями службы ДОУ, подписываются его руководителем (уполномоченным заместителем руководителя) и направляются в соответствующее структурное подразделение обеспечения.

95.6. Заявки на изготовление печатей, штампов, факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов, факсимиле (приложение N 55, N 56).

95.7. Получение изготовленных печатей, штампов и факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.

95.8. Полученные печати, штампы и факсимиле передаются в подразделения службы ДОУ под подпись в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов и факсимиле.

95.9. В подразделении службы ДОУ печати, штампы, факсимиле учитываются в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

95.10. Печати, штампы и факсимиле выдаются сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим, работникам ФМС России, назначенным ответственными за их хранение, выдачу и использование, под расписку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

95.11. Печати, штампы, факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.

95.12. Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим сотрудникам, минуя подразделение делопроизводства и режима, а также носить в карманах одежды (кроме металлических печатей индивидуального пользования).

95.13. В нерабочее время необходимые для пользования печати, за исключением печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также штампы могут выдаваться дежурному сотруднику органа ФМС России под расписку в соответствующем журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

95.14. Ответственность за хранение печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, факсимиле подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) органа ФМС России возлагается на руководителя подразделения службы ДОУ или иного сотрудника подразделения службы ДОУ в соответствии с приказом руководителя органа ФМС России.

95.15. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (форма, размеры и технические требования) изготавливаются с учетом требований ГОСТ Р 51511-2001.

95.16. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) руководителя подразделения службы ДОУ, сотрудника, ответственного за хранение печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, факсимиле подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) органа ФМС России, вышеуказанные печать и факсимиле передаются по акту без создания комиссии сотруднику, временно исполняющему данные обязанности, в соответствии с приказом руководителя органа ФМС России. Акт утверждается руководителем органа ФМС России.

95.17. При увольнении или перемещении по службе печати, штампы, факсимиле сдаются сотруднику подразделения службы ДОУ, ответственному за их учет, под подпись в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

95.18. Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и пользования проверяются не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой руководителем органа ФМС России, в составе не менее 3 человек из числа сотрудников органа ФМС России, о чем составляется акт.

95.19. В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ФМС России.

При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования руководителем органа ФМС России в установленном порядке проводится служебная проверка.

95.20. При смене руководителей ФМС России, руководителя подразделения делопроизводства и режима в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.

95.21. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурного подразделения (территориального органа) ФМС России, факсимиле бывших руководителей подразделения в обязательном порядке сдаются в подразделение службы ДОУ для последующего уничтожения.

95.22. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле - путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.

95.23. На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем ФМС России.

95.24. В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.

95.25. При реорганизации или ликвидации территориального органа ФМС России находящиеся у него в пользовании печати, штампы, факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.

95.26. В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

95.27. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом ФМС России или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

95.28. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителей ФМС России, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.