Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству <*> определяет единый порядок организации делопроизводства в системе Федеральной миграционной службы <**>, разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, а также на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, с учетом Методических рекомендаций по разработке Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

--------------------------------

<*> Далее - "Инструкция".

<**> Далее - "ФМС России" или "Служба".

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом ФМС России после их согласования с Федеральным архивным агентством.

2. Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

4. Целью Инструкции является совершенствование делопроизводства, технологии обработки документов, организации документооборота и формирование документальных фондов на единой методической основе, установление общих требований к функционированию службы делопроизводства <*>, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате ФМС России, и иных входящих в ее систему организаций и подразделений <**>.

--------------------------------

<*> Далее - "служба Документационного обеспечения управления (ДОУ)".

<**> Далее - "система ФМС России".

5. ФМС России организует и ведет делопроизводство на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, обработку, хранение, учет и контроль исполнения, осуществляемые в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет), в том числе с помощью информационных технологий (автоматизированный учет).

7. Системы электронного документооборота (автоматизированной обработки документов), применяемые в ФМС России, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

8. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

9. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Центрального аппарата Службы возлагается на управление делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России, а в ее территориальных органах - на отделы, отделения, группы делопроизводства, делопроизводства и режима и другие структурные подразделения службы делопроизводства, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях системы ФМС России.

10. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются ее положением.

11. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции (обязанности) сотрудников органов внутренних дел, прикомандированных к ФМС России, федеральных государственных гражданских служащих и работников <*> разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов ФМС России и утверждаются руководителем ФМС России (руководителем территориального органа).

--------------------------------

<*> Далее - "сотрудники подразделений службы делопроизводства".

12. Должностные обязанности сотрудников службы делопроизводства и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях ФМС России, устанавливаются функциональными обязанностями и должностными регламентами на основе настоящей Инструкции, статусных документов системы ФМС России и утверждаются руководителем ФМС России (руководителем территориального органа).

13. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Центрального аппарата Службы осуществляется секретарем подразделения или сотрудником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

14. Служба делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю ФМС России (в территориальных органах - его руководителю).

15. На службу делопроизводства возлагается выполнение следующих основных задач:

15.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

15.2. Передача документов на рассмотрение руководителю ФМС России и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

15.3. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.

15.4. Контроль за правильностью оформления документов.

15.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

15.6. Разработка и ведение номенклатуры дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

15.7. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их центральной экспертной комиссией системы ФМС России <*> и передачи в подразделение специальных фондов.

--------------------------------

<*> В Центральном аппарате - ЦЭК ФМС России.

15.8. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

15.9. Консультирование сотрудников ФМС России по вопросам работы с документами.

15.10. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

15.11. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

15.12. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в ФМС России, а также хранилищ документов и ключей от них.

15.13. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

16. Ответственность за состояние делопроизводственного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников службы делопроизводства возлагается на руководителя подразделения ФМС России.

17. В подразделениях службы делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

18. Должностные лица <*> системы ФМС России при работе с документами обязаны:

--------------------------------

<*> Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, ст. 2.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 1.

- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю службы делопроизводства об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;

- использовать сведения, содержащиеся в документах, только в служебных целях и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также настоящей Инструкцией;

- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов. Знакомить с документами, в случае необходимости, посторонних лиц и сообщать содержащиеся в них сведения, только с разрешения соответствующего руководителя органа ФМС России;

- своевременно сдавать все документы в подразделение службы делопроизводства при увольнении со службы, прекращении служебного контракта, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, командировку, болезни.

19. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение службы делопроизводства, под расписку в соответствующих учетных формах.

20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в подразделения спецфондов, независимо от сроков их хранения.

21. Сотрудники ФМС России несут персональную дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение ими установленного Инструкцией порядка работы с документами, их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

22. При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом руководителю соответствующего структурного подразделения для принятия исчерпывающих мер к поиску документов, а также руководителю подразделения службы делопроизводства.

23. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем Федеральной миграционной службы.

24. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя ФМС России или его заместителей по письменному запросу организации. О передаче документов делается соответствующая отметка в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, когда и каким должностным лицом разрешена передача документа.

25. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 23 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа ФМС России, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

Международный обмен информацией осуществляется в установленном порядке с учетом положений настоящей Инструкции.