Порядок учета и хранения специальной литературы

84. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в ФМС России, так и подготовленных в ФМС России <*>, ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки документов <**>.

--------------------------------

<*> Далее - "издания", если их наименования не будут оговорены особо.

<**> Далее - "библиотека".

84.1. При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников службы ДОУ, что отражается в его должностной инструкции.

84.2. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов.

84.3. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в карточке (журнале) учета входящих несекретных документов. На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов. На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, наименование органа ФМС России и дата регистрации (приложение N 49, N 50).

84.4. Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены (возвращены).

84.5. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.

84.6. На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, проставляются расписки в получении и обратном приеме издания.

84.7. В библиотеках издания могут выдаваться под расписку в читательском абонементе (читательском билете) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.

84.8. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке и последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.